Word – wstawianie podpisów pod ilustracjami, generowanie spisu ilustracji

Pisząc pracę magisterską w programie Word bardzo ważne jest numerowanie ilustracji (map, tabel, równań). Możemy pod każdym rysunkiem tworzyć ręcznie podpis pisząc coś w stylu: Rysunek 1. Zrzut ekranu programu Excel. Ale to rozwiązanie ma wiele wad:

• Jeśli postanowisz przed rysunkiem 1 dopisać trochę tekstu, który również zawiera rysunek, to musisz wszystkie kolejne rysunki ręcznie przenumerować, aż do końca dokumentu.
• Jeśli w tekście odwołujesz się do rysunków (np. Rysunek 1 przedstawia interfejs programu Excel) to po przenumerowaniu rysunków musisz wszędzie ręcznie wychwycić odwołania do rysunków i je zaktualizować (życzę powodzenia)
• Będziesz musiał ręcznie wygenerować spis ilustracji.

W pewnym sensie to zagadnienie jest nieco podobne do tworzenia spisu treści.

Automatyczne wstawianie podpisów pod rysunkami

Aby dobrze rozegrać to zagadnienie to musisz już od samego początku odpowiednio oznaczać rysunki w dokumencie (tyczy się to też tabel, równań, map itp.)

Pobierz przykładowy plik do ćwiczeń

W pierwszym kroku umieść kursor pod rysunkiem. Przejdź na kartę Odwołania i w grupie poleceń Podpisy wybierz polecenie Wstaw podpis.

Pojawi się okno dialogowe Podpis. Domyślnie w polu tekstowym Podpis mamy wpisane Rysunek 1. Ja zawsze po jedynce dopisuję kropkę, wstawiam spację i dodaję jakiś podpis (np. Piesek siedzący na ławce). I klikam w OK, ale omówię jeszcze kilka zaawansowanych opcji, które da się wyklikać w tym oknie.

Pod spodem mamy listę rozwijaną Etykieta i domyślnie wybraną etykietę Rysunek, ale możemy z listy rozwijanej wybrać np. Tabela albo Równanie. Jeśli chcesz możesz kliknąć w przycisk Nowa etykieta aby stworzyć własną etykietę (np. Mapa, albo Rys jeśli słowo Rysunek jest zbyt długie)

Klikając w przycisk Numerowanie… pojawi się okno dialogowe Numerowanie podpisów gdzie można zmienić format numeracji (domyślnie są to liczby arabskie, ale można zmienić np. na liczny rzymskie, albo punkty a, b, c). Jest tam też ciekawa opcja Dołącz numer rozdziału.Automatycznie przed numerem rysunku będzie wstawiony numer głównego rozdziału (tylko tego oznaczonego stylem Nagłówek1, ustawienie nie tyczy się podrozdziałów). Wtedy podpisy będą miały numerację typu Rysunek 3.5 Ale aby był dołączany numer rozdziału musisz najpierw ustawić w Wordzie automatyczne numerowanie rozdziałów.

Tak wygląda dokument po wstawieniu podpisu.

Oczywiście zwróć uwagę, że nad pieskiem jest zdjęcie kotka. Jeśli umieszczę kursor pod zdjęciem kotka i wstawię nowy podpis to podpis pod kotkiem będzie miał etykietę Rysunek 1. z kolei pod pieskiem etykieta zostanie automatycznie zaktualizowana na Rysunek 2! Jak widać Word automatycznie pilnuje numeracji rysunków!

Odwołania do rysunków

Jeśli każdy rysunek (tabelę, mapę, równanie) odpowiednio oznaczyłeś za pomocą polecenia Wstaw podpis to wtedy odwoływanie się do rysunków jest banalne. Otóż na karcie Wstawianie znajduje się polecenie Odsyłacz. W oknie dialogowym Odsyłacz należy wybrać etykietę (w naszym przypadku Rysunek) oraz rodzaj podpisu (etykieta i numer). Wtedy w tekście pojawi się pole z opisem Rysunek 3.

Niestety, ale odsyłacze w dokumencie się nie aktualizują! Przykładowo, jeśli dodam podpis pod rysunkiem kotka, to automatycznie pod rysunkiem jaszczurki będzie podpis Rysunek 4, ale w odwołaniu dalej będzie widniało Rysunek 3.

Należy odświeżyć pola w całym dokumencie. Najpewniejszy sposób to zaznaczenie całego dokumentu (Ctrl + A) i naciśnięcie klawisza F9.

Generowanie spisu ilustracji (również spis tabel, spis map, spis równań)

Jeśli pod każdym rysunkiem (tabelą, mapą, równaniem) sumiennie tworzyłeś podpisy to wygenerowanie spisu ilustracji jest banalne. Wystarczy na karcie Odwołania w grupie poleceń Podpisy wybrać polecenie Wstaw spis ilustracji. Pojawi się okienko dialogowe Spis ilustracji. Upewnij się tylko czy jest wybrana odpowiednia etykieta (Rysunek dla spisu ilustracji, Tabela dla spisu tabel itp.) i kliknij w przycisk OK.

Spis ilustracji podobnie jak ma to miejsce ze spisem treści się nie aktualizuje automatycznie, więc jeśli dopiszesz trochę tekstu (i rozjadą się numery stron) to należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wygenerowanym spisie ilustracji i wybrać polecenie Aktualizuj pole.