Word & Outlook – korespondencja seryjna

Czasami chcemy wysłać szablonową wiadomość do wielu adresatów. Klasyczny przykład: życzenia świąteczne. Ale nie tylko. Firmy mogą chcieć wysłać informacje o wprowadzeniu nowych produktów do sprzedaży, urzędy mogą wysłać do wszystkich petentów ze swojej bazy przypomnienie o obowiązku wypełnienia jakiegoś wniosku do końca miesiąca. Wychowawca może wysłać wiadomość e-mail do rodziców z informacją o zbliżającej się wywiadówce.

Niestety, ale sporo osób robi to źle. Osoby mniej świadome mają tendencję do wpisywania wszystkich adresów e-mail w polu DO. Nie jest to zbyt dobre gdyż:

  • Niektóre serwery mailowe odbiorców widząc, że ta wiadomość jest wysyłana do kilkudziesięciu osób mogą nie dostarczyć tej wiadomości lub przenieść ją do folderu SPAM
  • Jeśli jestem jakimś klientem firmy X to nie chciałbym, aby inni klienci tej firmy poznali mój adres e-mail (są to dla mnie totalne obce osoby, a ja nie chcę aby przypadkowe obce osoby znały mój adres e-mail).

Poniższy rysunek pokazuje taką przykładową wiadomość e-mail wysłaną do kilku osób:

Osoby bardziej świadome wysyłając taką grupową wiadomość wstawiają wszystkie adresy w polu UDW (w anglojęzycznych programach to pole nazywa się BCC). Ale to rozwiązanie ma kilka wad:

  • Pole UDW jest w wielu programach pocztowych domyślnie ukryte i trzeba pogrzebać w ustawieniach programu pocztowego, aby je uaktywnić.
  • Istnieje ryzyko, że w pośpiechu popełnisz błąd i wkleisz kilkaset adresów e-mail w pole DO lub DW zamiast UDW. I tutaj życiowy przykład: w tym roku otrzymałem od pewnego urzędu wiadomość z przypomnieniem o konieczności wypełnienia pewnego wniosku do końca miesiąca. W wiadomości w polu DO było ponad 600 adresów e-mail właścicieli firm z pewnego sektora usługowego. Owa wiadomość była wysłana przez niedoświadczoną stażystkę. Ta pomyłka niesie za sobą pewne konsekwencje. Jeśli byłbym złośliwy mógłbym napisać skargę do UODO, a Urząd Ochrony Danych Osobowych mógłby nałożyć karę finansową na ową stażystkę. Ja byłem życzliwy i nie pisałem żadnych skarg, ale istnieje niezerowe prawdopodobieństwo, że ktoś z tych 600 adresatów mógłby złożyć stosowną skargę.
  • Wszystkie wiadomości e-mail mają dokładnie tę samą treść. Nie są personalizowane. A dużo fajniej się czyta e-mail gdzie w nagłówku wiadomości ktoś zwraca się do mnie po imieniu a nie per Szanowni Państwo.
  • Czasem mi się zdarza otrzymać wiadomość od kogoś z jakimś problemem i prośbą o pomoc. Jeśli widzę, że nie ma mojego adresu e-mail w polu DO to się domyślam, że taka wiadomość została wysłana do wielu osób a więc po co mam się produkować i komuś pomagać skoro ktoś inny być może już się namęczył i pomógł tej osobie. Pewnie inne osoby myślą podobnie i biednemu nadawcy nikt nie pomógł 😉 Ot zwyczajne zjawisko dyfuzji odpowiedzialności.

Mam nadzieję, że po tym przydługawym wstępie zachęciłem Ciebie do zaznajomienia się z mechanizmem korespondencji seryjnej.

Uwaga: aby wykonać to ćwiczenie potrzebny jest zainstalowany program Outlook wraz z skonfigurowanym kontem pocztowym! W pierwszym roku należy przygotować bazę danych zawierającą adresy e-mail naszych kontrahentów. Najlepiej, aby baza była np. w Excelu i wyglądała podobnie jak u mnie. Zapisz ową bazę np. na pulpicie.

W drugim kroku należy uruchomić program MS Word i wpisać przykładową treść wiadomości:

Następnie na karcie Korespondencja wybierz polecenie Wybierz adresatów->Użyj istniejącej listy.. i wskaż, gdzie (np. na pulpicie) znajduje się plik zawierający adresy e-mail adresatów.

Kolejny krok jest opcjonalny. Otóż ja w Excelu oprócz adresów e-mail dla każdego rekordu wpisałem imię danego pracownika, oraz wysokość premii jaką on otrzyma. Jeśli chcę, mogę te pola wstawić w treści wiadomości. W tym celu należy kliknąć za słowem Cześć, dopisać spację a następnie poinformować Worda, że w tym miejscu chcemy wstawić pole imię z naszej tabelki poprzez kliknięcie w dolną część przycisku Wstaw pola koresp. ser. i wybieram Imię. W analogiczny sposób na końcu wiadomości umieszczam kursor pomiędzy wyrazem wysokości: a i wstawiam pole Premia.

Tak powinna wyglądać nasza wiadomość po wstawieniu tych dwóch pól

Zwróć uwagę, że <<Imię>> oraz <<Premia>> są to specjalne pola a nie „tekst wpisany z palca”. Jak w nie klikniesz, to pojawi się szare tło, które informuje nas, że jest to pole a nie tekst.

Ostatnim krokiem jest wybranie polecenia Zakończ i scal -> Wyślij wiadomości e-mail… Pojawi się okno dialogowe Scalanie do poczty e-mail.

W tym oknie dialogowym należy w polu Do wskazać w jakiej kolumnie w Excelu są podane adresy e-mail (w moim przypadku program Word się domyślił i za mniej wybrał za mnie kolumnę Email). Następnie w polu Wiersz tematu należy wpisać temat naszej wiadomości e-mail (niestety nie można w temacie umieszczać pól np. <<Imię>> więc nie wyślemy wiadomości gdzie w temacie jest imię odbiorcy).

Z kolei jako format wiadomości mamy do wyboru 3 typy:

  • HTML – wiadomość będzie w języku HTML – czyli jeśli używaliśmy formatowania tekstu (rozmiar czcionki, pogrubienia, kursywy, kolory tekstu) to wiadomość będzie atrakcyjna graficznie. Dodatkowo można w wiadomości osadzać pliki graficzne. Obecnie każdy współczesny program pocztowy odczytuje wiadomości w formacie HTML
  • Zwykły tekst – Wiadomość będzie bez formatowania, bez grafik tak jakbyś ją pisał w notatniku. Zaletą jest mniejszy rozmiar takiej wiadomości (może to mieć znaczenie, gdy wysyłasz wiadomość do wielu adresatów).
  • Załącznik – zostanie wysłana wiadomość e-mail bez treści ale nasz Wordowy plik będzie dołączony jako załącznik (jeśli używaliśmy spersonalizowanych pól takich jak imię i premia to jak najbardziej zamiast tych pól zostaną wstawione w załączniku odpowiednie wartości).

UWAGA: Mechanizm korespondencji seryjnej NIE pozwala na wysłanie wiadomości mającej i treść i załącznik (jak to w słynnym dowcipie: albo rybki, albo akwarium). Osadzanie zewnętrznych plików wewnątrz redagowanego przez nas dokumentu spowoduje, że zamiast osadzonego pliku w wiadomości pojawi się tylko ikonka (grafika) z nazwą pliku.

Po kliknięciu w przycisk OK w programie Outlook w skrzynce nadawczej pojawi się tyle wiadomości, ilu adresatów mieliśmy w naszym pliku Excelowym. Poniżej fragment mojej skrzynki nadawczej tuż po wykonaniu tego ćwiczenia

UWAGA: jeśli wysyłasz wiadomości do znacznej liczby osób upewnij się, czy Twój dostawca poczty nie nakłada jakiś limitów. Np. gmail pozwala na wysłanie tylko 500 wiadomości na dobę.

Ten wpis został opublikowany w kategorii Outlook, word - samouczki i oznaczony tagami , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.