Word & Outlook – korespondencja seryjna

Czasami chcemy wysłać szablonową wiadomość do wielu adresatów. Klasyczny przykład: życzenia świąteczne. Ale nie tylko. Firmy mogą chcieć wysłać informacje o wprowadzeniu nowych produktów do sprzedaży, urzędy mogą wysłać do wszystkich petentów ze swojej bazy przypomnienie o obowiązku wypełnienia jakiegoś wniosku do końca miesiąca. Wychowawca może wysłać wiadomość e-mail do rodziców z informacją o zbliżającej się wywiadówce.

Niestety, ale sporo osób robi to źle. Osoby mniej świadome mają tendencję do wpisywania wszystkich adresów e-mail w polu DO. Nie jest to zbyt dobre gdyż:

• Niektóre serwery mailowe odbiorców widząc, że ta wiadomość jest wysyłana do kilkudziesięciu osób mogą nie dostarczyć tej wiadomości lub przenieść ją do folderu SPAM
• Jeśli jestem jakimś klientem firmy X to nie chciałbym, aby inni klienci tej firmy poznali mój adres e-mail (są to dla mnie totalne obce osoby, a ja nie chcę aby przypadkowe obce osoby znały mój adres e-mail).

Poniższy rysunek pokazuje taką przykładową wiadomość e-mail wysłaną do kilku osób:

Osoby bardziej świadome wysyłając taką grupową wiadomość wstawiają wszystkie adresy w polu UDW (w anglojęzycznych programach to pole nazywa się BCC). Ale to rozwiązanie ma kilka wad:

• Pole UDW jest w wielu programach pocztowych domyślnie ukryte i trzeba pogrzebać w ustawieniach programu pocztowego, aby je uaktywnić.
• Istnieje ryzyko, że w pośpiechu popełnisz błąd i wkleisz kilkaset adresów e-mail w pole DO lub DW zamiast UDW. I tutaj życiowy przykład: w tym roku otrzymałem od pewnego urzędu wiadomość z przypomnieniem o konieczności wypełnienia pewnego wniosku do końca miesiąca. W wiadomości w polu DO było ponad 600 adresów e-mail właścicieli firm z pewnego sektora usługowego. Owa wiadomość była wysłana przez niedoświadczoną stażystkę. Ta pomyłka niesie za sobą pewne konsekwencje. Jeśli byłbym złośliwy mógłbym napisać skargę do UODO, a Urząd Ochrony Danych Osobowych mógłby nałożyć karę finansową na ową stażystkę. Ja byłem życzliwy i nie pisałem żadnych skarg, ale istnieje niezerowe prawdopodobieństwo, że ktoś z tych 600 adresatów mógłby złożyć stosowną skargę.
• Wszystkie wiadomości e-mail mają dokładnie tę samą treść. Nie są personalizowane. A dużo fajniej się czyta e-mail gdzie w nagłówku wiadomości ktoś zwraca się do mnie po imieniu a nie per Szanowni Państwo.
• Czasem mi się zdarza otrzymać wiadomość od kogoś z jakimś problemem i prośbą o pomoc. Jeśli widzę, że nie ma mojego adresu e-mail w polu DO to się domyślam, że taka wiadomość została wysłana do wielu osób a więc po co mam się produkować i komuś pomagać skoro ktoś inny być może już się namęczył i pomógł tej osobie. Pewnie inne osoby myślą podobnie i biednemu nadawcy nikt nie pomógł 😉 Ot zwyczajne zjawisko dyfuzji odpowiedzialności.

Mam nadzieję, że po tym przydługawym wstępie zachęciłem Ciebie do zaznajomienia się z mechanizmem korespondencji seryjnej.

Uwaga: aby wykonać to ćwiczenie potrzebny jest zainstalowany program Outlook wraz z skonfigurowanym kontem pocztowym! W pierwszym kroku należy przygotować bazę danych zawierającą adresy e-mail naszych kontrahentów. Najlepiej, aby baza była np. w Excelu i wyglądała podobnie jak u mnie. Zapisz ową bazę np. na pulpicie.

W drugim kroku należy uruchomić program MS Word i wpisać przykładową treść wiadomości:

Następnie na karcie Korespondencja wybierz polecenie Wybierz adresatów->Użyj istniejącej listy.. i wskaż, gdzie (np. na pulpicie) znajduje się plik zawierający adresy e-mail adresatów.

Kolejny krok jest opcjonalny. Otóż ja w Excelu oprócz adresów e-mail dla każdego rekordu wpisałem imię danego pracownika, oraz wysokość premii jaką on otrzyma. Jeśli chcę, mogę te pola wstawić w treści wiadomości. W tym celu należy kliknąć za słowem Cześć, dopisać spację a następnie poinformować Worda, że w tym miejscu chcemy wstawić pole imię z naszej tabelki poprzez kliknięcie w dolną część przycisku Wstaw pola koresp. ser. i wybieram Imię. W analogiczny sposób na końcu wiadomości umieszczam kursor pomiędzy wyrazem wysokości: a zł i wstawiam pole Premia.

Tak powinna wyglądać nasza wiadomość po wstawieniu tych dwóch pól

Zwróć uwagę, że <<Imię>> oraz <<Premia>> są to specjalne pola a nie „tekst wpisany z palca”. Jak w nie klikniesz, to pojawi się szare tło, które informuje nas, że jest to pole a nie tekst.

Ostatnim krokiem jest wybranie polecenia Zakończ i scal -> Wyślij wiadomości e-mail… Pojawi się okno dialogowe Scalanie do poczty e-mail.

W tym oknie dialogowym należy w polu Do wskazać w jakiej kolumnie w Excelu są podane adresy e-mail (w moim przypadku program Word się domyślił i za mniej wybrał za mnie kolumnę Email). Następnie w polu Wiersz tematu należy wpisać temat naszej wiadomości e-mail (niestety nie można w temacie umieszczać pól np. <<Imię>> więc nie wyślemy wiadomości gdzie w temacie jest imię odbiorcy).

Z kolei jako format wiadomości mamy do wyboru 3 typy:

• HTML – wiadomość będzie w języku HTML – czyli jeśli używaliśmy formatowania tekstu (rozmiar czcionki, pogrubienia, kursywy, kolory tekstu) to wiadomość będzie atrakcyjna graficznie. Dodatkowo można w wiadomości osadzać pliki graficzne. Obecnie każdy współczesny program pocztowy odczytuje wiadomości w formacie HTML
• Zwykły tekst – Wiadomość będzie bez formatowania, bez grafik tak jakbyś ją pisał w notatniku. Zaletą jest mniejszy rozmiar takiej wiadomości (może to mieć znaczenie, gdy wysyłasz wiadomość do wielu adresatów).
• Załącznik – zostanie wysłana wiadomość e-mail bez treści ale nasz Wordowy plik będzie dołączony jako załącznik (jeśli używaliśmy spersonalizowanych pól takich jak imię i premia to jak najbardziej zamiast tych pól zostaną wstawione w załączniku odpowiednie wartości).

UWAGA: Mechanizm korespondencji seryjnej NIE pozwala na wysłanie wiadomości mającej i treść i załącznik (jak to w słynnym dowcipie: albo rybki, albo akwarium). Osadzanie zewnętrznych plików wewnątrz redagowanego przez nas dokumentu spowoduje, że zamiast osadzonego pliku w wiadomości pojawi się tylko ikonka (grafika) z nazwą pliku.

Po kliknięciu w przycisk OK w programie Outlook w skrzynce nadawczej pojawi się tyle wiadomości, ilu adresatów mieliśmy w naszym pliku Excelowym. Poniżej fragment mojej skrzynki nadawczej tuż po wykonaniu tego ćwiczenia

UWAGA: jeśli wysyłasz wiadomości do znacznej liczby osób upewnij się, czy Twój dostawca poczty nie nakłada jakiś limitów. Np. gmail pozwala na wysłanie tylko 500 wiadomości na dobę.