Word – Formuły wewnątrz tabel – uzupełnienie

Jakiś czas temu opisałem, jak w Wordzie można w tabeli zsumować wszystkie liczby z danej kolumny. Dzisiaj rozszerzę ten wpis, opisując kilka innych faktów związanych z formułami w tabelach.

Okazuje się, że możliwości są troszkę większe niż by mogło się wydawać. Otóż do komórek w tabeli można się odwoływać podobnie jak w Excelu (na poniższym rysunku wstawiłem tabelę 4×4, oraz w każdej komórce wpisałem jej adres).

Oto przykładowa tabela z danymi:

Aby obliczyć obwód należy przejść do komórki o adresie B3 (druga kolumna, trzeci wiersz) a następnie należy kliknąć na karcie Układ i wybrać polecenie Formuła.

Następnie należy wpisać prostą formułę =2*(B1+B2)

W efekcie w tabeli pojawi się liczba 60. Aby obliczyć pole formuła będzie wyglądała następująco: =B1*B2

Jeśli chcemy zobaczyć treści formuł w naszej tabeli a nie wyniki obliczeń należy nacisnąć kombinację klawiszy (lewy) Alt + F9. Aby ponownie zobaczyć wyniki działania formuł wystarczy ponownie nacisnąć tę samą kombinację klawiszy.

Jeśli widzisz treści formuł, to możesz je edytować (np. w formule obliczającej obwód możesz dla hecy zmienić 2 na 3), ale jak wcześniej mówiłem Word nie odświeża formuł więc po dokonaniu zmiany w treści formuły należy kliknąć na polu prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Aktualizuj pole (inny sposób: zaznacz całą tabelę i naciśnij klawisz F9 – Word automatycznie zaktualizuje wszystkie pola wewnątrz tabeli).

Funkcje z argumentem pozycyjnym

Argumentów pozycyjnych (LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW) można używać z następującymi funkcjami: AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, PRODUCT, SUM.

Poniższa tabelka zawiera przykład użycia tych funkcji W każdym przykładzie używałem argumentu LEFT, gdyż zawsze chciałem wykonać jakieś obliczenia na komórkach, które są „na lewo od formuły”. Wszystkie z tych funkcji operują na liczbach. Przykładowo funkcja COUNT zwróciła wartość 3, gdyż z komórką zawierającą formułę stykał się zakres 3 komórek zawierających liczby formuła, nie uwzględniła komórek zawierających tekst. Jeśli wartość a bym zamienił na liczbę, to ta komórka nie zostanie już zliczona, gdyż funkcja „idąc od siebie na lewo” zlicza ciągły zakres komórek zawierających liczby do czasu aż nie natrafi na tekst lub pustą komórkę.

Przykład:

Efekt wykonania formuł:

Blokowanie formuł

Jeśli nie chcemy, aby ktoś zaktualizował wynik działania formuły (chcemy się zabezpieczyć przed sytuacją, że ktoś np. pozmienia liczby w danym wierszu zaktualizuje obliczoną sumę) należy kliknąć na formule i nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+F11. Od teraz jak naciśniesz klawisz F9, formuła się nie przeliczy. Również jak na formule klikniesz prawym przyciskiem myszy, to będzie nieaktywna opcja Aktualizuj pole.

Aby odblokować możliwość aktualizacji formuły należy na niej kliknąć i nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Shift + F11.

Inne przydatne funkcje

• ABS – zwraca wartość bezwzględną (liczbę bez znaku). Np. dla wartości -10 funkcja zwróci 10 a dla 10 też zwróci 10.
• IF – odpowiednik funkcji Jeżeli z Excela (można wewnątrz funkcji IF zagnieździć znane z Excela funkcje AND i OR)
• INT – zaokrąglij liczbę w dół (usuń część ułamkową z liczby)
• MOD – zwraca resztę z dzielenia
• ROUND – zaokrągla do n miejsc po przecinku (w górę lub w dół)
• SIGN – funkcja zwraca jedną z 3 wartości: -1, 0 lub 1 w zależności od tego czy liczba jest ujemna, zerem czy dodatnia.

Przykład:

Efekt wykonania formuł:

Zakładki

Tworząc nieco większą tabelę dość ciężko jest w pamięci liczyć jaki jest adres danej komórki. Mało tego: gdy wstawię w środku tabeli nowy wiersz, to Word w formułach znajdujących się poniżej wstawianego wiersza nie zaktualizuje formuł (czyli nie zmieni np. B4 na B5, jak to jest w przypadku Excela). Dlatego warto jest zaznaczyć daną liczbę w tabeli i z karty Wstawienie wybrać polecenie Zakładka. Następnie należy podać nazwę nowo tworzonej zakładki i kliknąć w przycisk Dodaj.

Podczas wstawiania formuł można użyć nazw zakładek:

Efekt:

Na koniec mała uwaga: warto jest włączyć opcję wyświetlania zakładek. W tym celu należy kliknąć na kartę Plik wybrać Opcje a następnie w oknie dialogowym Opcje programu Word należy kliknąć na zakładkę Zaawansowane.