Udostępnianie dokumentów on-line

Jedną z wprowadzonych nowości w MS Office 2013 jest możliwość zapisywania dokumentów w chmurze Microsoftu (OneDrive). Zapisywanie dokumentów w chmurze ma dwie świetne zalety:

• Możesz edytować ten sam dokument na różnych komputerach. Nie musisz pamiętać o tym, aby skopiować dokument na pendrive przed wyjściem z pracy po to, aby w biurze dokończyć redagowanie dokumentu. Dzięki temu odpadają zmartwienia typu: czy najnowsza wersja tego dokumentu jest zapisana na pendrive, czy może została w laptopie w pracy!
• Można dokument udostępniać innym osobom, które nie mają pakietu MS Office (do edycji lub tylko w wersji do podglądu). Owszem webowa wersja pakietu MS Office ma mniejsze możliwości niż standardowa zainstalowana na komputerze, ale świetnie się to sprawdza, gdy dana osoba ma za zadanie wprowadzić jedynie drobne modyfikacje w dokumencie, lub chcesz tylko na szybko w wersji online udostępnić raport lub jakieś proste zestawienie.

Aby udostępnić dokument do podglądu, lub edycji w przeglądarce internetowej należy wykonać następujące czynności:

1. Uruchom odpowiedni program (np. Word, Excel, PowerPoint) i stwórz prosty dokument.
2. Następnie na karcie Plik wybierz polecenie Zapisz jako. Upewnij się, że po lewej stronie jest wybrana opcja OneDrive – Osobiste (a nie komputer!) Po prawej stronie wybierz albo jeden z ostatnio używanych folderów, albo kliknij w przycisk Przeglądaj. Następnie zapisz dokument.
   
3. W kolejnym kroku z karty Plik wybierz polecenie Udostępnij. Po lewej stronie wybierz opcję Pobierz łącze do udostępniania. Następnie po prawej stronie pod napisem Uzyskaj łącze do udostępniania kliknij w przycisk Utwórz łącze przy opcji Łącze wyświetlania jeśli chcesz udostępnić dokument tylko do odczytu lub przy opcji Edytuj łącze, gdy chcesz udostępnić dokument również do edycji. Następnie kliknij w pole tekstowe, które się pojawiło, skopiuj adres do schowka i wyślij je na maila lub np. przez Skype do zainteresowanych osób.
   
4. Gdy dana osoba kliknie w łącze, to w domyślnej przeglądarce internetowej załaduje się wersja online pakietu Office (np. Excel online). W zależności od tego czy dokument był udostępniony do podglądu czy do edycji dana osoba może tylko go przeglądać, lub wprowadzać drobne zmiany. Co najlepsze osoby edytujące lub przeglądające dokument nie muszą mieć założonego żadnego konta!