Jeśli piszesz przynajmniej kilka wiadomości dziennie, to warto jest zdefiniować podpis. Podpis to nic innego, jak pewien ciąg znaków dołączany na koniec każdej wiadomości e-mail. Podpis powinien się składać z naszego imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu (w przypadku firm), ewentualnie adresu strony WWW i adresu siedziby (w przypadku firm). Do podpisu można również na końcu dodać np. zabawne motto życiowe lub inny wartościowy cytat. W przypadku firm często na końcu podpisu jest podany NIP i REGON firmy a także w przypadku spółek z o.o. wartość kapitału zakładowego.
Pisanie tych informacji za każdym razem jest niewygodne. Dlatego warto jest zdefiniować podpis, który będzie załączany automatycznie do każdej nowej wiadomości.
Aby dodać nowy podpis, należy wykonać następujące czynności:
- Otwórz okno nowej wiadomości. Następnie na karcie Wiadomość kliknij w przycisk Podpis
- Rozwinie się menu. Jeśli wcześniej zdefiniowałeś inne podpisy, to pojawią się ich nazwy (u mnie są wcześniej dwa zdefiniowane podpisy: dla kolegów oraz firmy. Jeśli nie definiowałeś podpisów, to masz tylko opcję Podpisy… Ponieważ chcemy zdefiniować nowy podpis wybierz tę opcję.
- Pojawi się okno dialogowe Podpisy i papeterie. W tym oknie dialogowym można zdefiniować nowy podpis (lub edytować poprzednio dodane podpisy). Kliknij w przycisk Nowy aby dodać nowy podpis. Następnie pojawi się okno dialogowe Nowy podpis w którym należy podać nazwę nowo dodanego podpisu.
- Po kliknięciu w przycisk OK powrócimy do okna dialogowego Podpisy i papeterie. W dużym polu tekstowym wpisz treść swojego podpisu (np. zwrot grzecznościowy + imię i nazwisko, oraz e-mail i ewentualnie adres strony internetowej). Po dodaniu podpisu kliknij w przycisk Zapisz.
- Po prawej stronie znajduje się sekcja Wybierz podpis domyślny. Domyślnie wraz z dodaniem pierwszego podpisu Outlook ustawia ten podpis na domyślny (jego treść jest z automatu dopisywana w oknie dialogowym Wiadomość, ale w trakcie redagowania wiadomości możesz usunąć ten podpis). Jeśli nie chcesz, aby podpis był dodawany, to w polu Nowe wiadomości wybierz (brak).
- Możesz dodać kolejny podpis klikając w przycisk Nowy (możesz dodać kilka różnych podpisów np. jeden dla kolegów, który zawiera twój prywatny numer telefonu a drugi dla firm z którymi współpracujesz, który będzie zawierał służbowy numer telefonu).
- Gdy dodasz odpowiednią liczbę podpisów (możesz ograniczyć się tylko do zdefiniowania jednego podpisu), to kliknij w przycisk OK.
