Prowadząc proste bazy danych w Excelu bardzo często zachodzi potrzeba zaznaczenia osoby, która ma np. nam donieść jakieś dokumenty. W tym celu komórkę z nazwiskiem danej osoby możemy oznaczyć jakimś kolorem (np. na żółto osoby, które mają donieść jeden dokument a na czerwono te bardziej problematyczne). W tym celu na karcie Narzędzia główne wystarczy kliknąć w ikonkę z wiaderkiem i z palety kolorów wybrać odpowiedni kolorek.
Gdy dana osoba uzupełni braki możemy wybrać z palety kolorów opcję Brak wypełnienia, a komórka z powrotem będzie miała białe tło.
Następnie tuż przed ostatecznym terminem złożenia dokumentów do odpowiedniego urzędu możemy przeglądnąć listę osób i jeśli zauważymy, że dane nazwisko jest zaznaczone na czerwono lub na żółto to sięgamy po telefon i poganiamy petenta, aby uzupełnił braki w dokumentacji. Mając obszerną listę osób istnieje ryzyko, że scrollując arkusz w dół przeoczymy jakąś osobę, która była oznaczona kolorem. W tym celu dobrym pomysłem jest posortowanie komórek względem koloru. W naszym przypadku ustawmy osoby oznaczone czerwonym kolorem na samej górze, osoby z żółtym kolorem poniżej a na samym końcu osoby bezproblemowe (tj. nieoznaczone kolorem). W tym celu należy wykonać następujące czynności:
- Kliknij gdziekolwiek wewnątrz tabeli z danymi
- Na karcie Dane kliknij w przycisk Sortuj (taka duża ikonka)
- W oknie dialogowym Sortowanie w dużym białym prostokącie w polu Sortuj według na liście rozwijanej wybierz Nazwisko. Następnie obok w kolumnie Sortowanie zmień Wartości komórek na Kolor komórki. W kolumnie Kolejność kliknij w strzałeczkę na prawo od napisu Brak koloru komórki i wybierz kolor czerwony.
- Ponieważ chcemy dodatkowo pod osobami oznaczonymi na czerwono umieścić osoby oznaczone na żółto, więc w lewym górnym rogu okna dialogowego Sortowanie należy kliknąć w przycisk Dodaj poziom. Pod spodem pojawi się dodatkowy wiersz oznaczony napisem Następnie według. Wypełnij go analogicznie jak pierwszy wiersz, ale wybierz żółty kolor zamiast czerwonego. Okienko powinno wyglądać jak na poniższym rysunku
- Kliknij w przycisk OK. Efekt kocowy powinien być podobny jak na poniższym rysunku
