Sporo osób instalując pakiet Office nawet nie wie, że ma taki program jak Microsoft Publisher. Jest to trochę zapomniany (i mam wrażenie, że niezbyt rozwijany przez Microsoft) program do projektowania różnego rodzaju ulotek, plakatów, wizytówek dyplomów itp. Na pierwszy rzut oka mam wrażenie, że ten program to takie trochę skrzyżowanie Worda z Corelem.
No, ale do brzegu. Załóżmy, że chcesz wygenerować kilkanaście dyplomów dla uczniów za zdobycie określonego miejsca w zawodach sportowych. Tak więc na szybko znalazłem jakiś gotowy szablon dyplomu, który nieco przerobiłem na swoje potrzeby (wiem, moje umiejętności artystyczne są na niskim poziomie, ale nie chcę się tutaj popisywać swoimi zdolnościami artystycznymi, tylko pokazać przykładowe zastosowanie korespondencji seryjnej).
I teraz tak: będę chciał wystawić takich dyplomów kilkanaście. W każdym dyplomie edytuję trzy różne fragmenty tj.
- imię i nazwisko ucznia,
- klasa do której uczeń uczęszcza,
- miejsce, które zdobył w zawodach
Wiele osób generuje dyplomy w ten sposób, że wprowadzają dane jednego ucznia, wybierają polecenie Plik->Drukuj a po wydrukowaniu dyplomu kasują dane pierwszego ucznia i wprowadzają dane kolejnej osoby. Ale to rozwiązanie ma wiele wad: np. coś może Ciebie rozproszyć i zmienisz imię i nazwisko ucznia, ale zapomnisz o zmianie klasy lub zajętego miejsca. I tak wygenerujesz dyplom z błędem. Rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z korespondencji seryjnej.
Aby skorzystać z narzędzia korespondencji seryjnej potrzebujemy dwie rzeczy:
- Szablon dokumentu (w naszym wypadku jest to dyplom, ale równie dobrze może to być np. list, projekt ulotki)
- Tabela zawierająca dane kolejnych uczniów, które będą wstawiane do szablonu.
Skoro mamy już szablon dyplomu, to w następnym, kroku utwórzmy np. w Wordzie prostą tabelkę zawierającą dane uczniów
Tak stworzony dokument zapisz w dowolnym miejscu na dysku (jeśli tabelka z danymi uczniów jest utworzona w Wordzie to w dokumencie oprócz tabeli nie może być np. innych zapisków).
Mając już szablon dyplomu i plik z danymi uczniów możemy przystąpić do wygenerowania tylu takich samych dyplomów, ile nazwisk uczniów znajduje się w tabelce. W tym celu przejdź na kartę Korespondencja i wybierz polecenie Wybierz adresatów -> Użyj istniejącej listy…
Pojawi się okno dialogowe Wybieranie źródła danych, wskaż plik w którym znajduje się tabelka z danymi uczniów. Następnie pojawi się okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej. Jeśli wszystko jest OK (tj. pojawiły się dane tych konkretnych uczniów, którzy mają otrzymać dyplom) to kliknij w przycisk OK.
W kolejnym kroku należy „poinformować” program Publisher w których miejscach w naszym dyplomie mają być wstawiane owe dane. W tym celu zaznacz wpisane przykładowe imię i nazwisko, skasuj je a następnie na karcie Korespondencja wybierz polecenie Wstaw pole korespondencji seryjnej -> Imię i nazwisko.
Następnie w miejscu gdzie było wpisane imię i nazwisko pojawi się pole o nazwie «Imię i nazwisko». Tę samą czynność należy powtórzyć dla wszystkich pól, które mają być podstawiane z tabelki (w naszym przypadku będzie to jeszcze Klasa i Miejsce).
Gdy już mamy odpowiednio oznaczone miejsca w które mają być podstawiane dane z tabelki to możemy przystąpić do scalenia publikacji. W tym celu na karcie Korespondencja wybierz polecenie Zakończ i scal -> Scal z nową publikacją.
Jeśli wszystko poszło zgodnie z planem to zostanie utworzona nowa publikacja (dokument) składający się z tylu stron, ilu uczniów wpisaliśmy do tabelki, oczywiście na każdej stronie będą wpisane dane kolejnego ucznia.
Wskazówka: w programie publisher możesz za pomocą korespondencji seryjnej wygenerować np. ulotki zawierające unikalne kody rabatowe. Jak utworzyć unikalne kody rabatowe w Excelu opisałem w tej notce.
Zachęcam do zapoznania się z innymi wpisami na temat korespondencji seryjnej.
