Profesjonalny podpis w wiadomościach e-mail

Ostatnio opisałem, w jaki sposób można w programie Outlook stworzyć podpis. Tym razem wyjaśnię, jak można bardzo sprawnie zaprojektować podpis, który wygląda bardzo estetycznie i zawiera logo naszej firmy (albo np. zdjęcie naszej twarzy). Poniższy zrzut ekranu przedstawia otrzymanego ode mnie maila z bajeranckim podpisem. Wiadomość wysłałem używając programu Outlook 2016 i odebrałem ją na drugim komputerze, gdzie mam zainstalowanego ThunderBirda. Jak widzisz, podpis wygląda całkiem estetycznie pomimo, że wiadomość była ona odebrana w innym programie pocztowym. Co ciekawe „moje logo” zostało dodane do treści wiadomości e-mail i zostało załadowane od razu (nie musiałem klikać w opcję „pokaż obrazy”, aby zobaczyć swoje logo).

Na niektórych forach internetowych można wyczytać, że trzeba znać język znaczników HTML, ale w przypadku programu Outlook jest to nieprawda 😉 Ja swoją stopkę zaprojektowałem… w programie Word. Aby zaprojektować takie logo jak jest u mnie należy wykonać następujące czynności:

1. Przygotuj logo firmowe. Za pomocą dowolnego programu graficznego zapisz je w odpowiedniej rozdzielczości (np. moje logo ma wymiary około 110×90 pikseli, ale Twoje może mieć inne proporcje). Plik powinien zajmować jak najmniej miejsca na dysku, gdyż będzie on dołączany wraz z podpisem dołączany do każdej wysyłanej wiadomości!
2. Uruchom program Word. Zapisz dokument w dowolnym miejscu na dysku np. podając nazwę podpis firmowy – szablon.docx (ten plik może się przydać w przyszłości).
3. Poniższe czynności opisałem na podstawie podpisu, który ja tworzę. Ponieważ możesz chcieć, aby Twój podpis wyglądał nieco inaczej, więc pewne szczegóły (jak np. ilość wierszy i kolumn zaprojektowanej tabeli może być inna).
4. Następnie wstaw do dokumentu tabelę. W moim przypadku będzie to tabela zawierająca 3 kolumny i 4 wiersze.
5. Scal wszystkie wiersze w pierwszej kolumnie (gdyż tutaj będzie wstawione nasze logo).
6. Następnie dla pierwszego wiersza tabeli scal drugą i trzecią kolumnę (polecenie Scal komórki znajdziesz na karcie: Narzędzia tabel: Układ). Finalnie zaprojektowana tabela powinna wyglądać jak na poniższym rysunku.
   
7.  W pierwszej kolumnie wstaw wcześniej przygotowane logo (wybierz polecenie Obraz z karty Wstawianie) .
8.  W pierwszym wierszu, który powstał ze scalenia drugiej i trzeciej kolumny wpisz swoje imię i nazwisko (może być poprzedzone zwrotem grzecznościowym np. Pozdrawiam, lub Z poważaniem).
9. W drugiej kolumnie w drugim wierszu wpisz słowo E-mail:, poniżej wpisz słowo Telefon: a w ostatnim wierszu wpisz słowo WWW:. Następnie pogrub te słowa.
10.  Uzupełnij trzecią kolumnę tabeli wpisując swoje dane. Odpowiednio dopasuj szerokość kolumn. Nasz podpis powinien wyglądać mniej więcej tak jak na poniższym rysunku:
    
11. Logo za bardzo dotyka górnej krawędzi tabeli. Warto by było je wyśrodkować w pionie. W tym celu na karcie Narzędzia tabel: Układ w grupie poleceń Wyrównanie kliknij w odpowiedni przycisk.
    
12. Jeśli podpis wygląda jak należy, to w ostatnim kroku ukryjemy linie siatki. W tym celu należy zaznaczyć całą tabelę. Porada: kliknij w dowolną komórkę tabeli, następnie upewnij się, że lampka od klawisza Num Lock jest zgaszona i naciśnij kombinację klawiszy lewy Alt + 5 (ale ta piątka znajdująca się na klawiaturze numerycznej).
13. Na karcie Narzędzia tabel: Projektowanie w grupie poleceń Obramowania kliknij w dolną część przycisku Obramowania (taka ikonka, która wygląda jak okno) i z listy rozwijanej wybierz Brak krawędzi.
14. Skopiuj do schowka zaznaczoną tabelę (Ctrl+C).
15. Uruchom program Outlook. Następnie otwórz okno nowej wiadomości i na karcie Wiadomość kliknij w przycisk Podpis->Podpisy…
16. W oknie dialogowym Podpisy i papeterie kliknij w przycisk Nowy. Podaj nazwę nowego podpisu i kliknij w przycisk OK. Następnie kliknij w duże pole tekstowe i wklej zawartość schowka (Ctrl+V) i kliknij w przycisk Zapisz.
17. Gratuluję! W bardzo prosty sposób zdefiniowałeś nowy podpis, bez potrzeby uczenia się języka HTML

Porada: Dokument utworzony w programie Word zachowaj na później. Być może przyda się on, gdy będziesz chciał nieco zmienić swój podpis w przyszłości (np. dodać dodatkowy wiersz w tabeli)