W Excelu 2007 pojawiła się pewna nowość jakim jest obiekt tabela. Nie należy tego mylić z tabelą przestawną gdyż są to dwa różne pojęcia. Załóżmy, że chcesz zrobić proste zestawienie sprzedaży do remanentu np. takie jak na poniższym rysunku

Widzimy tutaj, że nasze dane są dość uporządkowane tj.

• W kolumnie A znajduje się liczba porządkowa (zawsze jest to liczba)
• W kolumnie B znajduje się nazwa produktu (jest to tekst)
• W kolumnie C jest cena tj. zawsze to będzie liczba sformatowana w formacie walutowym
• W kolumnie D zawsze jest to ilość (liczba)
• W kolumnie E (prawdopodobnie) zawsze będzie to formuła w stylu: =C2*D2

Raczej nigdy się nie zdarzy taka sytuacja, że np. w 10 wierszu w kolumnie C zamiast liczby nagle „tak o dla jaj” pojawi się tekst. W takich sytuacjach gdy mamy dość uporządkowane dane to aż się prosi, aby ten zakres przekonwertować na obiekt tabela.

W tym celu należy ustawić kursor gdziekolwiek w naszym zakresie z danymi (np. komórka B5) a następnie nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + T lub na karcie Wstawianie w grupie poleceń Tabele wybrać polecenie Tabela.

Pobierz przykładowy plik do ćwiczeń

Nazwa tabeli

Gdy utworzysz tabelę, to domyślnie aktywuje się karta Projekt tabeli. W grupie poleceń Właściwości znajduje się pole tekstowe Nazwa tabeli. Domyślna nazwa dla nowo utworzonej tabeli to Tabela1. Warto jest zmienić nazwę na jakąś bardziej opisową np. tabRemanent. Nie jest to jakaś rzecz wymagana, ale jeśli w skoroszycie jest więcej tabel to w formule czytelniej wygląda zapis tabRemanent niż Tabela1. Tutaj jeszcze jedna drobna uwaga: warto jest nazwy tabeli poprzedzać jakimś stałym przedrostkiem np. t lub tab dzięki czemu od razu w formule widać, że odwołujemy się do tabeli a nie np. do nazwanego zakresu.

Przyciski filtrów

Gdy utworzysz tabelę, to domyślnie w wierszu nagłówkowym w każdej komórce pojawia się strzałeczka. Dzięki temu możemy od razu wygodnie sortować lub filtrować dane po wybranej kolumnie (np. pokaż tylko te produkty, które są droższe niż 15 zł).

Jeśli te „strzałki” Ciebie denerwują, to możesz je wyłączyć poprzez odptaszkowanie pola Przycisk filtru znajdującego się na karcie Projekt tabeli.

Automatyczna zmiana zakresu

W przypadku tabel podoba mi się funkcja automatycznej zmiany rozmiaru tabeli. Przykładowo: gdy w 13 wierszu (pierwszy pusty wiersz znajdujący się pod tabelą) zacznę dopisywać jakieś dane, to tabela automatycznie zmieni rozmiar. Wcześniej tabela była w zakresie komórek A1:E12 po wpisaniu kolejnej liczby porządkowej w komórce A13 Excel automatycznie zmienił zakres tabeli na komórki A1:E13.

Jeśli by się zdarzyła taka sytuacja, że wprowadziłeś pod tabelą dodatkowe dane, a nie zostały one „wciągnięte do tabeli” to zawsze możesz w dolnym prawym rogu tabeli najechać na kropeczkę i „ją przeciągnąć w dół”.

Czytelne formuły

Jeśli mam ustawiony kursor w komórce E2 to mogę wpisać prostą formułę, która pomnoży cenę jednostkową razy liczbę sztuk. Domyślnie pewnie bym wpisał:

=C2*D2

Ale w Excelu można też wpisywać formuły wygodniej tj. zamiast podawać adres komórki mogę w ową komórkę kliknąć. Czyli mogę:

1. Będąc w komórce E2 wpisać =
2. Następnie kliknąć w komórkę C2
3. Dodać operator mnożenia czyli wpisać *
4. Kliknąć w komórkę D2
5. Nacisnąć Enter.

Tutaj niespodzianka: owa formułka w tabeli automatycznie zostanie uzupełniona dla pozostałych wierszy. Zwróć uwagę, że owa formuła nie będzie zawierała adresów komórek, a nazwy kolumn w kwadratowych nawiasach tj. w każdej komórce w kolumnie E mamy:

=[@[Cena jedn]]*[@Ilość]

Może na pierwszy rzut oka wygląda to strasznie, ale wbrew pozorom taka formuła jest bardzo czytelna (szczególnie w przypadku obszernych tabel nie musimy się zastanawiać „co jest w kolumnie C” bo po formule widzimy, że mamy zapis [@[Cena jedn]]). W kwadratowych nawiasach mamy nazwę kolumny, natomiast @ mówi nam, ze zapis odnosi się do bieżącego wiersza. Jeśli nazwa kolumny zawiera spacje to wtedy ta nazwa jest dodatkowo w kwadratowych nawiasach, dlatego mamy [@[Cena jedn]] a nie [@Cena jedn].

Jeśli w innym (albo tym samym) arkuszu zechcesz zsumować dane z tabeli (np. z kolumny Razem) to najwygodniej będzie wpisać nazwę funkcji =SUMA( następnie zaznaczyć zakres komórek zamknąć nawias i nacisnąć Enter. Nasza formuła będzie wyglądała następująco:

=SUMA(tabRemanent[Razem])

tabRemanent to nazwa naszej tabeli (jeśli nie zmieniłeś nazwy to u Ciebie prawdopodobnie będzie Tabela1) a Razem w kwadratowych nawiasach to nazwa kolumny, która sumuję. Prawda, że to wygląda dużo czytelniej niż:

=SUMA(Tabela!E2:E17)

(Tabela to nazwa arkusza, w którym jest nasza tabela z danymi)

Wygodne przewijanie

Gdy przewijasz arkusz w dół to domyślnie „znika” tytułowy wiersz tabeli (no chyba, że masz włączoną opcję zablokuj okienka)

Ale jeśli kursor znajduje się wewnątrz tabeli to przewijając wiersze w dół nagle okazuje się, że zamiast etykiet kolumn A, B, C, D i E pojawiają się nazwy kolumn tabeli.

Wiersz sumy

Mając dane cząstkowe dotyczące remanentu chcielibyśmy sprawdzić, jaka jest wartość całego naszego towaru. Można by było pod tabelą użyć funkcji SUMA, ale jest szybszy sposób. Otóż jeśli kursor jest wewnątrz tabeli, to na karcie Projekt tabeli w grupie poleceń Opcje stylu tabeli można zaznaczyć „ptaszka” Wiersz sumy.

Wtedy dla ostatniej kolumny z automatu pojawi się suma wszystkich wartości. Ale co by było, gdybyśmy chcieli np. w kolumnie Ilość (która nie jest ostatnią kolumną tabeli) policzyć ile w sumie (sztukowo) posiadamy towarów? Tutaj sprawa jest prosta: otóż w wierszu sumy wystarczy kliknąć w komórkę w kolumnie Ilość. Wtedy pojawi się „strzałeczka”. Klikając w ową strzałeczkę możemy wybrać funkcję agregującą dane z tej kolumny np. Suma.

Wygodne zaznaczanie kolumny

Załóżmy, że mam taki zakres danych jak na poniższym rysunku i chcę zaznaczyć wszystkie produkty w kolumnie B (aby np. skopiować do schowka i wkleić w innym programie). Zauważ, że komórka B11 jest pusta. Jeśli kliknę w komórkę B2 i nacisnę kombinację klawiszy Ctrl + Shift + strzałka w dół to zostaną zaznaczone wszystkie komórki „do tej dziury”. Nie jest to może jakoś strasznie niewygodne gdy naciskając po raz drugi tę kombinację klawiszy zostaną doznaczone dwie kolejne komórki (czyli pusta komórka i pierwsza komórka z nowego zakresu) a jak nacisnę ją po raz trzeci to zostanie zaznaczona cała kolumna (tj. komórki B2:B16). A teraz sobie wyobraź, że nasze dane mają kilka tysięcy wierszy a w tej kolumnie jest kilkadziesiąt „dziur”. Takie zaznaczanie jest bardzo niewygodne.

Natomiast jeśli mamy obiekt tabela, to wystarczy najechać kursorem myszy w górnej części wiersza tytułowego (jak na poniższym rysunku). Kursor zmieni kształt na czarną strzałkę w dół. Teraz wystarczy raz kliknąć lewym przyciskiem myszy i zostanie zaznaczony idealnie cały ten wiersz owej tabeli (niezależnie od tego ile w środku było pustych komórek).

Wygodniejsze tworzenie wykresów (i tabel przestawnych)

Stwórzmy wykres dla następujących danych. Jak myślisz, co się stanie, gdy po stworzeniu wykresu w 6 wierszu wpiszę dane dla kolejnego miesiąca?

Otóż nic się nie zmieni. Dlaczego? Jak tworzony był wykres, to Excel zapamiętał, że wykres tworzymy z komórek z zakresu A1:B5. Tak więc po dopisaniu nowych danych należy „kliknąć w wykres” a następnie w naszym obszarze danych za pomocą uchwytu należy zwiększyć zakres danych dla wykresu.

Dlatego warto jest najpierw przekonwertować te dane na obiekt tabela a dopiero potem stworzyć wykres. Dzięki temu po dopisaniu nowych danych zostaną one automatycznie wciągnięte do obiektu tabela, a ponieważ wykres był tworzony z danych z obiektu tabela a nie z „sztywnego zakresu” to i one wskoczą na wykres.

Podobnie sprawa wygląda z tabelami przestawnymi (dane do analizy mogą być brane z sztywnego zakresu, lub z obiektu tabela. Tylko tutaj pamiętaj, że po dopisaniu nowych danych należy odświeżyć tabelę przestawną!).

Podsumowanie

Jak widzisz obiekt tabela może ułatwić wiele rzeczy. Jeśli pominąłem jakieś ciekawe właściwości obiektu tabela, albo masz pomysł na jakieś inne zastosowanie to podziel się swoimi uwagami w komentarzu.