Tworząc np. listy obecności chcemy ponumerować komórki kolejnymi wartościami (aby utworzyć liczbę porządkową). Najprostszy sposób na wygenerowanie takiej listy polega na wprowadzeniu dwóch pierwszych wartości, zaznaczenia komórek i „pociągnięcia” za uchwyt wypełnienia (ten kwadracik w prawym dolnym rogu zaznaczenia, który często nazywa się kropą) „w dół” (albo „w prawo”).
Tutaj bardzo ważna rzecz: muszą być zaznaczone obie komórki (zawierające dwie początkowe wartości) gdyż mając zaznaczoną tylko komórkę A3 gdybyś przeciągnął w dół, to skopiujesz (powielisz) tylko liczbę 2.
Wskazówka: istnieje inny nieco szybszy sposób, który opisałem w innym wpisie, ale na razie nie chcę tutaj wprowadzać zamieszania.
Aby było ciekawiej, nasza numeracja nie musi się zaczynać od jedynki. Mało tego: „krok” pomiędzy kolejnymi liczbami również nie musi wynosić jeden. Aby było ciekawiej, to krok może być ujemny!
Dni tygodnia, nazwy miesięcy
Możemy „numerować” nasze komórki np. kolejnymi miesiącami (albo dniami tygodnia). Wystarczy wpisać tylko jedną wartość (np. wrzesień) i tę komórkę przeciągnąć za uchwyt wypełnienia w dół. Excel wpisze kolejne nazwy miesięcy. Gdy dojdzie do grudnia, to w kolejnej komórce będzie styczeń (i tak w kółko). Mało tego – nasza numeracja nie musi się zaczynać od stycznia, może się zaczynać od dowolnego miesiąca (np. w szkołach rok szkolny zaczyna się we wrześniu a kończy się w sierpniu).
Uwaga: Domyślnie w polskiej wersji Excela możemy numerować polskimi nazwami miesięcy (dni tygodni) natomiast nie działa numerowanie angielskimi nazwami miesięcy. I odwrotnie wygląda sytuacja w przypadku anglojęzycznej wersji programu Excel. Jeśli chcesz, aby Excel „potrafił” również numerować anglojęzycznymi nazwami miesięcy zapoznaj się z artykułem: Listy niestandardowe w Excelu.
Daty
W Excelu możemy również generować kolejne daty. Wystarczy wpisać tylko jedną datę i za uchwyt wypełnienia przeciągnąć w dół. W każdej kolejnej komórce będzie data większa o jeden dzień od poprzedniej. Jeśli chcesz, aby krok był inny (np. co 4 dni) to należy wpisać w dwóch pierwszych komórkach daty, zaznaczyć te dwie komórki i przeciągnąć za uchwyt wypełnienia w dół.
Podobnie ma się sprawa z godzinami. Jeśli wpiszesz jedną godzinę (np. 06:30 to kolejne komórki będą zawierały czas o godzinę większy). Jeśli potrzebujesz wygenerować godziny z krokiem np. co 45 minut to należy wpisać do dwóch pierwszych komórek dwie pierwsze wartości (aby Excel widział, jaki jest krok).
Tekst
Możemy też wypełniać komórki tekstem. Tutaj są 3 ciekawe sytuacje do rozważenia
Jeśli mam wypełnioną jedną komórkę, to przeciągając za uchwyt wypełnienia ten tekst zostanie powielony. Przykładowo: jeśli chciałbym przy wszystkich pracownikach w kolumnie szkolenie BHP wpisać status zaliczony to wystarczy, że wpiszę to słowo przy pierwszym pracowniku i przeciągnę za uchwyt wypełnienia w dół.
Jeśli mam kilka komórek wypełnionych tekstem (np. imiona trzech pracownic) to mając zaznaczone te komórki i przeciągając „w dół” to będę miał na przemian wymieniane te 3 osoby (jest to dobry sposób na ułożenie dyżurów na najbliższe dni).
Najciekawsza sytuacja jest w ostatniej kolumnie. Otóż mam tam tekst zakończony liczbą (wygląda to jak numer zaświadczenia, ale często generujemy też np. numery faktur gdzie ostatni człon to jest liczba, która ma być dla każdego kolejnego dokumentu zwiększana o 1). Excel domyśli się, o co nam chodzi i zacznie generować kolejne numery zaświadczeń. Niestety, ale to działa tylko wtedy, gdy tekst jest zakończony liczbą i poprzez przeciąganie za uchwyt wypełnienia nie ma sposobu, aby np. była zwiększana wartość numeru, który jest w środku.
A jak zwiększać numer dokumentu w środku tekstu?
Czasami zdarza się taka sytuacja, że jednak potrzebujemy, aby zwiększała się liczba w środku tekstu. Np. w pewnej szkole są wystawiane zaświadczenia według następującego schematu: Kod_kursu/numer/rok np. Zasw/1/2025. Przeciągając komórkę z takim tekstem w dół byłby o 1 zwiększany rok a nie kolejny numer zaświadczenia. Ale tutaj możemy wspomóc się formułami:
Otóż w pomocniczej kolumnie generujemy kolejne numery (tak jakbyśmy tworzyli liczbę porządkową). Następnie w kolumnie docelowej wpisujemy następującą formułę:
="Zasw/" & A2 & "/2025"Mamy tutaj do czynienia z złożeniem tekstu składającym się z trzech części (znak & to taki plus dla tekstów). Pierwszy człon to nasz kod kursu z ukośnikiem. Następnie do kodu kursu za pomocą operatora & doklejamy zawartość komórki A2 (w niej znajduje się numer zaświadczenia). Dalej za pomocą operatora & doklejamy ukośnik i na sztywno wpisany aktualny rok. Teraz mając tak wygenerowane numery zaświadczeń możemy np. skorzystać z mechanizmu korespondencji seryjnej aby hurtowo wygenerować dyplomy.
