Korzystanie z kreatora korespondencji seryjnej

Korespondencję seryjną opisałem w tym wpisie. Jeśli ciężko jest Tobie spamiętać, jakie kroki kiedy się wykonuje, możesz skorzystać z kreatora, który poprowadzi Ciebie "za rączkę".

Czasami zachodzi potrzeba wysłania kilku(set) listów o tej samej treści do różnych adresatów różniących się kilkoma danymi. Dobrym przykładem może być sekretarka, która zaprasza każdego pracownika firmy na imprezę jubileuszową. Każdy odbiorca otrzyma list o tej samej treści, różniący się tylko tym, że są w nim podane dane konkretnego pracownika, ale szablon listu jest zawsze taki sam. W tym celu można skorzystać z korespondencji seryjnej.

1. Jeśli nie posiadasz bazy pracowników, utwórz nowy dokument zawierający ich dane (karta Wstawianie polecenie Tabela i wybieramy 6×6). Jeśli posiadasz wcześniej przygotowany dokument przejdź do punktu 5
   
2. Wypełnij tabelę przykładowymi danymi
3. Zapisz na dysku dokument z tabelą pod nazwą pracownicy.docx
4.  Zamknij dokument z bazą pracowników (na razie nie będzie potrzebny)
5.  Jeśli posiadasz zapisany szablon zaproszenia, to go otwórz; w przeciwnym wypadku utwórz nowy dokument i zredaguj prosty szablon zaproszenia (jak np. na rysunku poniżej)
   
6. Uruchom kreatora korespondencji seryjnej. W tym celu z karty Korespondencja wybierz polecenie Rozpocznij koresp. ser. i z menu rozwijanego wybierz pozycję Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku
   
7. Po prawej stronie pojawi się Kreator. W pierwszym kroku zostaniesz zapytany o typ dokumentu. Wybierz Listy i kliknij w przycisk -> Następny
8. W drugim kroku zostaniesz zapytany o dokument początkowy. Ponieważ już wcześniej otworzyłeś ten dokument (lub go stworzyłeś przed chwilą) więc wybierz opcję Użyj bieżącego dokumentu i kliknij w przycisk -> Następny
9. W tym kroku należy wybrać adresatów, którzy dostaną od nas indywidualnie zredagowane pismo (zaproszenie). Wybierz opcję Użyj istniejącej listy a następnie kliknij w przycisk Przeglądaj… Pojawi się znane okno dialogowe w którym należy wskazać plik zawierający bazę pracowników (np. wcześniej zapisany pracownicy.docx). Następnie pojawi się okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej. W tym oknie zostaną pokazani nasi pracownicy (można odznaczyć poszczególnych pracowników, albo skorzystać z bardziej zaawansowanych opcji np. Filtruj czyli wtedy nasze zaproszenie by otrzymali pracownicy spełniający określone kryteria np. mający określony staż w firmie). Oczywiście my się nad tym nie będziemy rozwodzić, kliknij w przycisk OK aby zamknąć okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej a następnie w kreatorze kliknij w przycisk -> Następny
   
   
10.  W kolejnym kroku należy oznaczyć specjalne pola, aby Word wiedział, w którym miejscu naszego dokumentu należy wstawić np. nazwisko zapraszanej osoby. W tym celu należy najpierw ustawić kursor w miejscu, w którym ma się pojawić specjalne pole. Następnie należy kliknąć w odpowiedni przycisk:

• Blok adresu – gdy chcemy wstawić adres pocztowy (np. drukujemy koperty)
• Wiersz pozdrowienia – gdy chcemy wstawić zwrot grzecznościowy typu Szanowni Państwo <imię i nazwisko>
• Więcej elementów… – gdy chcemy wstawić do dokumentu dowolne pole „z naszej tabeli” (np. samo imię, wiek osoby, jej zawód itp.)

11. Ponieważ chcemy wstawić Imię a później nazwisko danej osoby ustaw kursor obok Sz.P. a następnie kliknij w przycisk Więcej elementów… Pojawi się okno dialogowe Wstawianie pola korespondencji. Upewnij się że jest wybrana opcja Pola bazy danych. Następnie kliknij w Imię i przycisk Wstaw. Później kliknij w Nazwisko i przycisk Wstaw. Następnie kliknij w przycisk Zamknij
    
12. W dokumencie pojawiły się pola «Imi껫Nazwisko». Ustaw kursor pomiędzy znakami »« i wstaw spację (aby oddzielić od siebie imię i nazwisko spacją). Następnie w kreatorze kliknij w przycisk ->Następny
13. W kolejnym kroku przeglądamy listy. W miejsce pól pojawiają się dane kolejnych pracowników. Można sprawdzić, czy wszystko jest w porządku np. Imię nie jest sklejone z nazwiskiem (czy też nie zapomnieliśmy o wstawieniu jakiegoś pola np. Wiek). Klikając w przyciski << lub >> możemy sprawdzić, jak wygląda nasz dokument dla kolejnych adresatów. Jeśli wszystko jest OK to kliknij w przycisk -> Następny
14. Zostaniemy zapytanie o to w jaki sposób scalić dokumenty. Można od razu wydrukować wszystkie zaproszenia, albo utworzyć nowy dokument, w którym każda kolejna strona dokumentu będzie taka sama jak szablon zaproszenia z tym, że będzie zawierała dane adresowe kolejnego pracownika z bazy danych. Kliknij w przycisk Edytuj poszczególne listy…
15. Pojawi się okno dialogowe Scalenie z nowym dokumentem. Zostaniemy zapytani o rodzaj scalenia. Ponieważ chcemy wysłać zaproszenia do wszystkich osób (a nie np. tylko od 200 do 300 pracownika z listy) więc upewnij się, że jest wybrana opcja Wszystko i kliknij w przycisk OK.
    
16. Zostanie otworzone nowe okno programu Word. A w nim pojawi się dokument składający się z tylu stron ilu pracowników zaprosimy na imprezę. Każda strona różni się tym, że są na niej wstawione dane osobowe kolejnego pracownika (czyli zamiast pola «Imię» będzie po prostu wpisane imię konkretnego pracownika) . Zapisz taki dokument pod odpowiednią nazwą na dysku, sprawdź czy wszystko jest OK, a następnie go wydrukuj.
17. Zwróć uwagę, że na pasku zadań są otworzone dwa okna programu Word!! Jedno okno zawiera nasz szablon, nad którym pracowaliśmy (u mnie nazywa się zaproszenie) a drugie okno to (u mnie nazywa się Listy1) zawierające wygenerowane już zaproszenia dla naszych pracowników.