Korespondencja seryjna w Wordzie – wprowadzenie

Czasami zachodzi potrzeba wysłania kilku(set) listów o tej samej treści do różnych adresatów różniących się kilkoma danymi. Przykładem może być Pani z dziekanatu, która do każdego przyszłego studenta musi wysłać informację z gratulacjami o dostaniu się na studia. Każdy odbiorca otrzyma list o tej samej treści, różniący się tylko tym, że są w nim podane dane konkretnego studenta, ale szablon listu jest zawsze taki sam. W tym celu można skorzystać z korespondencji seryjnej. Oto co trzeba zrobić, aby wygenerować krótki dokument korzystający z korespondencji seryjnej:

1. Najpierw należy stworzyć w Excelu bazę studentów i zapisać plik na dysku (ewentualnie może to być dokument w Wordzie zawierający tabelę, ale Excel jest chyba wygodniejszy)
   
2. Uruchamiamy program MS Word i z karty Korespondencja wybieramy przycisk Rozpocznij koresp. ser. -> Listy
3. Następnie klikamy w przycisk Wybierz adresatów -> Użyj istniejącej listy i wskazujemy plik Excelowy, w którym została zapisana lista przyszłych studentów
4. W oknie dialogowym Wybieranie tabeli wskazujemy – w którym arkuszu Excela są wprowadzone dane naszych studentów (pewnie będzie to Arkusz1)
5. Następnie klikamy w przycisk Edytuj listę adresatów, aby sprawdzić, czy są zaimportowane prawidłowe kontakty.
6. Opcjonalnie – jeśli chcemy wysłać korespondencję tylko do niektórych osób z bazy danych (np. załadowaliśmy bazę danych wszystkich osób składających podanie o przyjęcie na studia a chcemy wysłać list tylko do tych osób, które się dostały) to należy kliknąć w link Filtruj a następnie w oknie dialogowym Filtrowanie i sortowanie ustawić dane zgodnie z poniższym rysunkiem (list z gratulacjami otrzymają tylko Ci studenci, którzy zdobyli więcej niż 10 punktów)
7. Następnie piszemy szablon listu. W miejscach gdzie mają się pojawić specjalne pola (takie jak np. nazwisko konkretnego studenta, jego miasto, kod pocztowy, liczba zdobytych punktów itp.) należy wstawić "specjalne pole" używając przycisku Wstaw pola koresp. ser. z karty Korespondencja
8. Piszemy list o mniej więcej takiej treści:
   
9. Po napisaniu szablonu wiadomości można wygenerować indywidualne wiadomości do wszystkich studentów. W tym celu na karcie Korespondencja należy kliknąć w przycisk Zakończ i scal -> Edytuj poszczególne dokumenty.
10. Gratulacje! Powstał nowy dokument, który zawiera tyle stron (pod warunkiem, że szablon mieści się na jednej stronie), ile było osobników w bazie studentów. Na każdej stronie jest ten sam list, ale z wpisanymi danymi innego studenta. Po upewnieniu się, że wszystko jest w porządku można wydrukować nowy dokument.
11. W razie wykrycia usterki można zamknąć wygenerowany dokument bez zapisywania zmian i "w dokumencie szablonie" dokonać kilka poprawek, a następnie należy wrócić do punktu nr 9.

Wskazówka: powyższy szablon jest taki sam dla wszystkich osób. Jeśli pismo jest wysyłane do osób różnej płci, to musimy pisać pismo bezosobowo, albo wstawić specjalne pola, które zmieniają nam pewne zwroty w zależności od płci adresata. O tym zagadnieniu możesz poczytać w tym wpisie.