W poprzednim wpisie zaprezentowałem prosty przykład korespondencji seryjnej. Jednak pismo z tamtego przykładu ma pewną wadę. Otóż pojawia się takie zdanie: Z wynikiem X punktów zostałeś studentem I-go roku…
Jeśli na studia dostali się sami mężczyźni, to nie ma problemu. Gorzej, gdy należy wysłać pisma do wielu adresatów, którzy mają różną płeć. Można oczywiście pisać pismo bezosobowo lub używać zwrotów typu "szanowni państwo".
Innym sposobem poradzenia sobie z tym problemem jest dwukrotne przejście przez cały proces korespondencji seryjnej tj. napisanie szablonu wiadomości dla mężczyzn, zaimportowanie samych mężczyzn i scalenie dokumentu a później napisanie pisma w wersji dla kobiet i zaimportowanie kobiet. Jednak taka zabawa jest niezbyt wygodna.
Na szczęście Word posiada specjalne pola warunkowe, które zmieniają treść zwrotu w zależności od tego, czy dany rekord spełnia określony warunek (np. czy płeć danego osobnika to mężczyzna czy kobieta). Wykonajmy pewną modyfikację z poprzedniego ćwiczenia. Po pierwsze: nasza baza adresatów musi zawierać dodatkowe pole określające płeć studenta. Utwórz w Excelu dodatkową kolumnę Płeć i w zależności od płci studenta wpisuj Mężczyzna lub Kobieta.
Po drugie: w punkcie 7 dokonamy pewnej modyfikacji. Tam, gdzie należy wstawić zwrot, który jest inny dla kobiety a inny dla mężczyzny należy użyć specjalnego pola Jeśli…to…inaczej… W tym celu na karcie Korespondencja wybierz polecenie Reguły a następnie z menu rozwijanego wybierz pozycję Jeśli…to…inaczej…
Następnie pojawi się okno dialogowe Wstawianie pola programu Word: Jeśli. W polu nazwa pola wybieramy pole, które przechowuje płeć (np. Płeć). W polu porównanie wybieramy Równe. W polu Porównaj z: wpisujemy Kobieta. Następnie w polu Wstaw ten tekst należy wpisać jaki ma się pojawi tekst gdy mamy do czynienia z kobietą (np. Dostałaś). W polu W przeciwnym razie wstaw ten tekst należy wpisać tekst, który ma się pojawić, gdy mamy do czynienia z mężczyzną (tutaj zakładany, że jak ktoś nie jest kobietą, to jest mężczyzną).
Po wstawieniu pola w dokumencie pojawi się tekst Dostałaś, ale się tym nie przejmuj, po scaleniu dokumentu w zależności od płci studenta pojawi się odpowiednia forma czasownika.
Takie pola należy wstawiać w każdym miejscu, gdzie ma być inna forma czasownika (lub inny zwrot) w zależności od płci.
