Czasami potrzebujemy stworzyć unikalne etykiety, tak aby na jednej kartce zmieściło się kilkanaście/kilkadziesiąt rekordów. Poniżej przedstawiam prosty przykład: mamy 12 etykiet na 1 kartce. Na każdej etykiecie będą inne dane.
Oto przykładowe sytuacje, kiedy warto skorzystać z generowania etykiet za pomocą korespondencji seryjnej:
- Chcemy zaprojektować małe naklejki adresowe (oczywiście każda etykieta zawiera dane innego adresata), które będziemy naklejać na koperty
- Chcemy wsadzać do zamówienia małe karteczki zawierające unikalne kody rabatowe, które wcześniej wygenerowaliśmy w Excelu.
- Chcemy wydrukować małe karteczki zawierające imię i nazwisko danej osoby, które umieścimy w odpowiednim miejscu przy stoliku (przydatne podczas organizacji takich uroczystości jak np. wesele)
- Możemy zaprojektować „cenówki” dla poszczególnych produktów
- Możemy zaprojektować małe karteczki z opisami np. rozmiarów śrubek/parametrów rezystorów, które znajdują się w poszczególnych szufladkach w takim oto organizerze
Przystąpmy więc do dzieła. Ja jako przykładu użyjemy np. arkusz Excela zawierający wygenerowane unikalne kody rabatowe.
W pierwszym kroku należy wygenerować plik zawierający kody rabatowe (lub pobrać mojego gotowca)
Następnie uruchamiamy program Word i na karcie Korespondencja wybierz opcję Rozpocznij koresp. ser. i z menu rozwijanego wybierz Etykiety…
Pojawi się okno dialogowe Opcje etykiet. Wyszukaj odpowiednie etykiety. Ja np. wybrałem dostawcę etykiet A-ONE a Numer produktu to A-ONE-28175. Dlaczego ten a nie inny numer produktu i dostawca? Szukałem tak na oko takich etykiet jakie mi najbardziej podpasują. Tutaj po prawej stronie mamy podane informacje jak to będzie się prezentowało czyli drukujemy etykiety na papierze formatu A4, na jednym arkuszu A4 znajdzie się 12 etykiet a każda z nich ma rozmiary 8,38 x 4,23 cm (chodzi mi o to, aby zużyć jak najmniej papieru a taki rozmiar etykiety dla mnie w zupełności wystarczy aby wydrukować kod rabatowy + 2 zdania). Jeśli dany format etykiet Ci nie odpowiada to możesz metodą prób i błędów znaleźć jakiś inny.
Do dokumentu zostanie wstawiona tabela (w moim przypadku 2×6).
W kolejnym kroku wybierz opcję Wybierz adresatów -> Użyj istniejącej listy i wskaż plik Excelowy zawierający owe kody rabatowe. W kolejnym kroku zostaniesz poproszony o wskazanie w którym arkuszu są zapisane nasze kody rabatowe (kody).
W następnym kroku w pierwszej komórce wpisz treść komunikatu zachęcającego do dokonania ponownych zakupów. Ustaw kursor w miejscu gdzie ma się pojawić kod rabatowy i kliknij w dolną część (napis nie ikonka) polecenia Wstaw pola korsp. ser. i z listy rozwijanej wybierz kod (bo chcemy aby w tym miejscu pojawiały kolejne wartości z kolumny kod z naszego arkusza z Excela).
Aby skopiować nasz tekst do pozostałych komórek tabeli należy kliknąć w przycisk Aktualizuj etykiety
Porada: domyślnie nasza tabelka będzie drukowana bez krawędzi (krawędzie raczej by psuły estetykę). Jeśli chcesz, aby na wydruku pojawiły się krawędzie to należy na karcie Projekt tabeli (w starszych wersjach programu Word jest to karta Projektowanie pod napisem Narzędzia tabel) wybrać pierwszy styl tabeli (Tabela – siatka)
W ostatnim kroku wybierzmy opcję Zakończ i scal -> Edytuj poszczególne dokumenty. Pojawi się okno dialogowe Scalanie do nowego dokumentu upewnij się, że jest wybrana opcja Wszystko i kliknij w przycisk OK.
Program Word wygeneruje nowy dokument który będzie składał się z 2 stron (bo w moim przypadku były 24 kody, na jednej stronie mieści się 12 etykiet). Nie pozostaje nic innego jak wydrukowanie dokumentu i zabawa z gilotyną do papieru. Poniżej prezentuję fragment nowo utworzonego dokumentu
