Czasami zachodzi potrzeba uniemożliwienia użytkownikowi możliwości dokonywania zmian w niektórych komórkach. Przykładowo wysyłamy klientowi arkusz obliczający kosztorys pewnej usługi. Klient w kilku komórkach musi wpisać pewne dane a odpowiednie formuły na podstawie danych wprowadzonych przez klienta obliczają koszt wykonania owej usługi. Raczej byśmy nie chcieli, aby klient edytował formuły, które obliczają koszt owej usługi, gdyż mogłoby to narazić nas na spore straty. W tym celu warto jest zablokować możliwość edycji wszystkich komórek w arkuszu z wyjątkiem tych, do których klient wprowadza swoje dane.
Jako prosty przykład rozpatrzmy taki oto arkusz, który ma za zadanie obliczyć BMI (Body Mass Index – wskaźnik masy ciała).
Do komórki B7 wpisałem formułę: =B3/B5^2
Zasada działania arkusza jest prosta: użytkownik do komórki B3 wpisuje swoją masę ciała wyrażoną w kilogramach. Do komórki B5 należy wpisać swój wzrost (w metrach!). Następnie w komórce B7 pojawia się nasze BMI (w dużym uproszczeniu: jeśli wynik jest poniżej 18,5 to należy włączyć do diety dodatkowy posiłek, z kolei wynik powyżej 25 oznacza, że należy ograniczyć ilość spożywanych kalorii. Wynik pomiędzy 18,5 a 25 oznacza, że nasza waga jest prawidłowa).
Na chwilę obecną użytkownik może edytować dowolną komórkę (np. jeśli komuś wyszedł wynik, który go nie satysfakcjonuje, to może „na chama” wpisać dowolną wartość do komórki B7 usuwając w ten sposób naszą formułę obliczającą wskaźnik BMI).
W tym konkretnym przypadku chcemy, aby użytkownik mógł wprowadzać dane tylko do dwóch komórek: B3 i B5. Pozostałe komórki muszą być nieedytowalne. Aby tego dokonać, należy wykonać następujące czynności:
- Krok opcjonalny: wyróżnij (np. kolorem tła, obramowaniem) komórki do których użytkownik wprowadza dane. Dzięki temu klient wypełniający kosztorys wykonania danej usługi będzie wiedział które pola należy wypełnić
- Domyślnie wszystkie komórki są zablokowane do edycji po włączeniu ochrony. My musimy dwóm naszym komórkom odblokować możliwość edycji. W tym celu kliknij w komórkę B3 prawym przyciskiem myszy. Następnie z rozwijanego menu wybierz opcję Formatuj komórki (skrót klawiszowy Ctrl+1).
- Pojawi się okno dialogowe Formatowanie komórek. Kliknij w zakładkę Ochrona. Następnie odznacz pole Zablokuj (to pole nie może być „zaptaszkowane”). Następnie kliknij w przycisk OK.
- Kroki 2 i 3 powtórz dla komórki B5
- Aby włączyć ochronę, należy na karcie Recenzja kliknąć w przycisk Chroń arkusz.
- Pojawi się okno dialogowe Chronienie arkusza. Wpisz dowolne hasło (im dłuższe, tym lepiej). Następnie kliknij w przycisk OK. Pojawi się prośba o powtórzenie wpisanego hasła.
- Od teraz w arkuszu można edytować tylko dwie wybrane komórki (B3 i B5). Gdy spróbujesz wpisać jakiś tekst do innej komórki, pojawi się komunikat z błędem. Zwróć uwagę, że na karcie Recenzja przycisk Chroń arkusz zmienił swoją nazwę na Nie chroń arkusza. Kliknięcie w ten przycisk i wpisanie poprawnego hasła wyłącza naszą ochronę.
Uwaga: warto wpisać takie hasło, którego nikt nie odgadnie (zacytuję klasyczną definicję: minimum 8 znaków, hasło musi zawierać małe i wielkie litery, minimum jedną cyfrę oraz znak specjalny)
Uwaga2: to zabezpieczenie działa tylko dla jednego arkusza. Jeśli Twój skoroszyt (plik Excelowy) składa się z kilku arkuszy, to dla każdego z nich należy osobno włączyć ochronę.
Bliźniacze narzędzie: Chroń skoroszyt
Na karcie Recenzja Obok przycisku Chroń arkusz / Nie chroń arkusza znajduje się ciekawy przycisk Chroń skoroszyt. Kliknięcie w ten przycisk spowoduje, że użytkownik nie będzie mógł edytować struktury skoroszytu tj:
- Nie będzie można dodać nowego arkusza
- Nie będzie można usunąć żadnego arkusza
- Nie będzie można zmienić nazwy arkusza
- Nie będzie można ani ukrywać ani odkrywać arkuszy
- Nie będzie można zmienić kolejności arkuszy
- Nie będzie można zmienić koloru karty
