Word – zakładki i hiperłącza

Podczas pisania dłuższego dokumentu w Wordzie pewnie nie raz się zdarzyła sytuacja, gdy chcesz odesłać czytelnika do określonej lokalizacji. Przykładowo opisując funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO wspominam, że jeśli w tabeli pomocniczej nie zostanie znaleziona dana wartość to zostanie zwrócony błąd #N/D! i dlatego warto jest opakować funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO funkcją JEŻELI.BŁĄD.

I tutaj chciałbym, aby czytelnik mojego e-booka po kliknięciu w nazwę funkcji JEŻELI.BŁĄD został przeniesiony w odpowiednie miejsce w dokumencie, gdzie opisałem funkcję JEŻELI.BŁAD. W tym celu należy zrobić dwie rzeczy:

  • Fragment tekstu, gdzie zaczyna się opis funkcji JEŻELI.BŁĄD muszę wstawić nową zakładkę do tego miejsca.
  • W miejsce w którym wspominam o funkcji JEŻELI.BŁĄD muszę utworzyć hiperłącze do wcześniej utworzonej zakładki.
Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii word - samouczki | Dodaj komentarz

Wykaz świąt w Excelu

Poniżej publikuję listę świąt w Excelu. Może ona się przydać w kilku sytuacjach:

  • Do tworzenia różnego rodzaju grafików – można napisać formuły, które wyszukują czy data nie jest na liście aby zaznaczyć, że należy wtedy dać pracownikowi bonus za pracę w święta.
  • Układając np. harmonogram szkoleń, harmonogram dostępności sal, harmonogram spotkań z klientami itp. – warto aby nas Excel pilnował, aby nie wpisać daty gdy jest święto (wystarczy np. w pomocniczej kolumnie proste WYSZUKAJ.PIONOWO, które nas ostrzeże, że tego dnia jest święto). Kiedyś mi się zdarzyło, że proponując pewnej firmie szkoleniowej swój grafik dostępności (musiałem podać 10 dni gdy będe dyspozycyjny do jakiejś daty granicznej) z rozpędu w mailu wpisałem 10 kolejnych dni powszednich zapominając, że jedna z tych dat to Boże Ciało 😉
  • Niedawno w grupie rozmawiałem z kursantką, która mówiła, że jej kolega w firmie jest grafikiem. Owy kolega projektował kalendarz ścienny i przez pomyłkę źle zaznaczył datę tłustego czwartku – a wystarczyłoby mieć taką checklistę (wydrukowaną lub w Excelu) z różnymi okazjami i np. weryfikować daty z listy, z tymi oznaczonymi w kalendarzu.

No więc zaczynamy:

Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii funkcje | Otagowano , , , | Dodaj komentarz

Funkcja HIPERŁĄCZE

Czy wiesz, że w Excelu możesz tworzyć klikalne linki (odnośniki, hiperłącza), które dynamicznie możesz tworzyć za pomocą funkcji HIPERŁACZE?

Oto najprostszy przykład użycia funkcji:

=HIPERŁĄCZE("https://www.officeblog.pl")

W komórce pojawi się tekst https://www.officeblog.pl, po którego kliknięciu włączy się domyślna przeglądarka internetowa, która załaduje stronę https://www.officeblog.pl. Jako drugi argument funkcji HIPERŁĄCZE możesz wpisać jaki tekst ma się pojawić w komórce (jeśli brak drugiego argumentu to pojawia się adres na który kieruje hiperłącze)

=HIPERŁĄCZE("https://www.officeblog.pl";"Wejdź na mojego blogaska")

I w tym miejscu mógłbym skończyć ową notkę, ale wbrew pozorom ta funkcja ma nieco więcej zastosowań.

Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii funkcje | Dodaj komentarz

Funkcja Data

Czasami mamy sytuację, gdzie w osobnych komórkach jest dzień, miesiąc i rok. Chcemy z tych pojedynczych komórek złożyć datę "do kupy". Do tego celu służy funkcja data.

Pobierz plik zawierający omawiane formuły

Funkcja ta przyjmuje 3 argumenty: rok, miesiąc, dzień. Rok można podać w formie dwu lub czterocyfrowej. Oto przykład:

=DATA(B4; B3; B2)

Z kolei jeśli chcielibyśmy z daty wyciągnąć poszczególne elementy składowe to mamy takie funkcje jak ROK, MIESIĄC, DZIEŃ.

Niby wielkiej filozofii tutaj nie ma, ale z funkcją DATA możemy nieco pokombinować, aby wygenerować różne daty.

1 stycznia bieżącego roku

Za pomocą funkcji DATA, ROK i DZIŚ możemy złożyć prostą formułę, która zwróci nam datę będącą 1 stycznia bieżącego roku. Jest to przydatne, gdy chcemy np. wygenerować listę świąt dla bieżącego roku

Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii funkcje | Otagowano , | Dodaj komentarz

Jak najszybciej w Excelu zwrócić ostatni dzień danego miesiąca

Czasem potrzebujemy w Excelu wygenerować datę, która przypada na ostatni dzień danego miesiąca (np. bieżącego lub któregoś poprzedniego/następnego).

Już tłumaczę o co chodzi: otóż mamy dzisiejszą datę i chcemy wiedzieć jaki jest ostatni dzień bieżącego miesiąca (jak wiadomo czasem miesiąc ma 30 a czasem 31 dni, a z lutym to jest jeszcze inna historia). Tutaj z pomocą przychodzi nam funkcja NR.SER.OST.DN.MIES.

Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii funkcje | Otagowano , , | Dodaj komentarz

Problem z porównywaniem liczb wyciąganych z kodu (np. PESELa) za pomocą funkcji tekstowych

Jak zapewne wiesz pierwszych 6 cyfr w numerze PESEL to data urodzenia. Dwie pierwsze cyfry numeru PESEL to rok urodzenia. Dwie kolejne to miesiąc urodzenia, a dwie kolejne to dzień urodzenia. Czyli widząc taki PESEL: 90 11 22 33 445 wiemy, że mamy do czynienia z osobą urodzoną 22.11.1990.

No dobra, ale załóżmy, że mamy inny PESEL, który zaczyna się np. od liczby 10. Skąd mamy pewność czy osoba urodziła się w roku 1910 czy może w 2010? Aby nie dochodziło do takich niejednoznacznych sytuacji wymyślono, że jeśli dana osoba urodziła się w XXI wieku (czyli po roku 1999) to numer miesiąca jest zwiększany o 20. Więc PESEL 10 31 22 33 445 należy do osoby urodzonej 22.11.2010 (ponieważ miesiąc to 31 więc jest to osoba urodzona po roku 1999, odejmując liczbę 20 od liczby 31 wychodzi nam 11 miesiąc czyli listopad).

Będąc uzbrojeni w tę wiedzę zaprojektujmy prosty arkusz, który nam powie w którym wieku urodziła się dana osoba.

Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii funkcje | Otagowano , , , , , | Dodaj komentarz

Jak zwiększyć czytelność długich formuł?

Zanim opiszę pewną sztuczkę dwa słowa o ciekawej kombinacji klawiszy. Otóż w trakcie wpisywania tekstu do komórki mogę nacisnąć (lewy) Alt + Enter aby przejść do następnej linii w komórce. Rzuć okiem na poniższy rysunek:

„Jestem” w komórce B1 i napisałem słowo Liczba. Mógłbym dopisać słowo dziewczynek, potem nacisnąć Enter, zmienić wysokość pierwszego wiersza i dla komórki B1 włączyć opcję zawijania wierszy. Ale jest dużo prostszy sposób. Otóż będąc w komórce B1 normalnie piszę słowo Liczba, następnie naciskam kombinację klawiszy (lewy) Alt + Enter (kursor schodzi tak jakby w dół) piszę słowo dziewczynek a potem w celu zatwierdzenia naciskam Enter (lub Tab). W ten sposób wstawiłem jakby Enter wewnątrz komórki.

Podobną sztuczkę można wykonać, gdy pisze formułę.

Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii sztuczki | Otagowano | Dodaj komentarz

JEŻELI.BŁAD

Rozpatrzmy następujący przykład:

Otóż wydaliśmy 1000 zł na ulotki, które zostały rozdane. Każda osoba, która przyjdzie z ulotka otrzyma jakiś bonus (np. darmowy napój do pizzy). W ten sposób można policzyć skuteczność akcji marketingowej. Jeśli podzielimy koszt wydrukowania ulotek przez ilość pozyskanych klientów to będziemy wiedzieli, jaki jest koszt pozyskania jednego klienta. Tutaj sytuacja jest bardzo prosta: w komórce B3 wpisałem formułę:

=B1/B2

Dodatkowo w komórce B5 wpisałem prostą formułę, która liczy handlowcowi bonus. Zasady naliczenia bonusu są proste handlowiec otrzymuje 50 zł za każdego pozyskanego klienta pod warunkiem, że koszt pozyskania jednego klienta nie przekroczył 200 zł. Tutaj mamy klasyczne zadanie z funkcją JEŻELI:

=JEŻELI(B3<200; B2*50; 0)

A co by się stało, gdybym nie pozyskał ani jednego klienta? Jak dobrze wiemy w matematyce (i Excelu) dzielenie przez 0 jest zabronione. Wtedy w komórce B3 pojawi się komunikat #DZIEL/0! mówiący o błędzie.

Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii funkcje | Otagowano | Dodaj komentarz

Jak policzyć ile razy występuje dany znak w komórce?

Dzisiaj taka sprytna sztuczka. Czasami chcemy policzyć ile razy w danym ciągu znaków występuje dany znak (lub ciąg znaków). Przykładowo w kolumnie A mamy sygnatury akt i chcemy wiedzieć ile razy w każdej z sygnatur akt jest znak /

Zanim przystąpimy do ćwiczenia pokrótce omówię dwie funkcje tekstowe:

  • – funkcja zwraca długość ciągu znaków. Jeśli w komórce B2 wpisze formułę: =DŁ(A2) zwróci ona wynik 8 (gdyż z tylu znaków składa się sygnatura akt wpisana w komórce A2)
  • PODSTAW – funkcja w danym tekście zamienia jeden ciąg znaków innym ciągiem znaków. Jeśli w komórce B2 bym wpisał =PODSTAW(A2; "/"; "x") to zostanie zwrócony ciąg znaków Ax1x2023 (czyli dla funkcja zwróci zawartość komórki A2 z tym, że wszystkie ukośniki zostaną zamienione znakiem x).
Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii sztuczki | Otagowano , | Dodaj komentarz

MS Office i słowniki niestandardowe

Podczas redagowania tekstów Word domyślnie podkreśla czerwonym wężykiem wyrazy, których nie ma w standardowym słowniku. W większości przypadków są to błędy ortograficzne lub literówki. Ale czasami poprawny wyraz zostaje podkreślony. Są to najczęściej różnego rodzaju nazwy własne, mniej popularne nazwiska lub jakieś żargonowe pojęcia.

Bardzo często takie wyrażenia dodaję do słownika niestandardowego, aby w przyszłości owe wężyki mnie nie kuły w oczy (wyobraź sobie, że masz na nazwisko Brzęczyszczykiewicz i Word za każdym razem gdy wpisujesz swoje nazwisko podkreśla je na czerwono – idzie zwariować!)

No, ale wyobraźmy sobie jedną z następnych sytuacji:

  • Będziesz przywracał ustawienia fabryczne w komputerze i chcesz zachować słowa wprowadzone do słownika niestandardowego
  • Chcesz swój słownik niestandardowy udostępnić innej osobie
  • Stary komputer idzie do utylizacji a Ty dostałeś nowy sprzęt, na którym będziesz pracować.

Tak więc należy zastanowić się, gdzie Word przechowuje zapisane pliki ze słownikami niestandardowymi. Można to zrobić na dwa sposoby: ręcznie, albo poprzez makro.

Czytaj dalej
Zaszufladkowano do kategorii Ogólne | Otagowano | Dodaj komentarz