Automatyczne generowanie spisu treści

Pisząc dłuższy raport lub pracę magisterką należy stworzyć spis treści. Ręczne tworzenie i późniejsze aktualizowanie spisu treści nie należy do zbyt przyjemnych czynności (szczególnie męczące jest ręczne aktualizowanie numerów stron w spisie treści za każdym razem, gdy gdzieś w środku dokumentu dopiszesz kilka stron). Jednak można ten proces zautomatyzować. Aby stworzyć spis treści należy wykonać następujące czynności: Czytaj dalej

Opublikowano word - samouczki | Otagowano , , | Skomentuj

Ile dni, miesięcy, lat minęło pomiędzy dwiema datami?

Istnieje w Excelu pewna nieudokumentowana funkcja, która oblicza w dowolnej jednostce różnicę pomiędzy dwiema datami. Jest to bardzo przydatne. Przykładowo w pewnym projekcie unijnym widziałem jak pracownica biurowa pieczołowicie wpisywała PESELE uczestników (co bardzo prosto można zautomatyzować), następnie ręcznie na ich podstawie wklepywała ich daty urodzenia a następnie „ręcznie” liczyła ile oni mają lat. Osób, które rekrutowały na owe szkolenie była ponad setka. Trzeba było dokładnie policzyć ile lat będzie miała dana osoba na dzień startu projektu, gdyż musiała być zachowana odpowiednia proporcja pomiędzy osobami młodymi a seniorami.

Ta funkcja to DATA.RÓŻNICA. Natomiast jak już wcześniej wspominałem jest ona nieudokumentowana. Czytaj dalej

Opublikowano sztuczki | Otagowano , , | Skomentuj

Jak z numeru PESEL wydobyć datę urodzenia?

Jak zapewne wiesz, numer PESEL posiada zakodowaną datę urodzenia. Pierwsze dwie cyfry numeru PESEL to rok urodzenia, dwie kolejne to miesiąc a następne dwie to dzień urodzenia. Sytuacja się nieco komplikuje w przypadku osób urodzonych po roku 1999. Otóż wtedy do numeru miesiąca jest dodawana liczba 20. I tak: osoba urodzona 25 listopada roku 1903 będzie miała PESEL zaczynający się od cyfr 031125. Natomiast osoba urodzona 25 listopada roku 2003 będzie miała PESEL zaczynający się od cyfr 033125.

Tutaj jeszcze mała uwaga: jeśli wpiszesz w Excelu numer PESEL zaczynający się od zera, to początkowe zero zostanie „ucięte”. Aby zapobiec tej sytuacji należy numer PESEL poprzedzić apostrofem. Dokładniej to zagadnienie opisałem we wpisie: Jak w Excelu wpisać PESEL zaczynający się od zera? Czytaj dalej

Opublikowano sztuczki | Otagowano , , , , , | Skomentuj

Pomysły dotyczące projektu slajdu

Projektujesz nową prezentację i nie masz pomysłu na wygląd slajdów? W PowerPoint od wersji 2016 pojawiło się nowe narzędzie: Pomysły dotyczące projektu znajdujące się na wstążce na karcie Projektowanie.

Oto przykładowy slajd, który na szybko utworzyłem:

Czytaj dalej

Opublikowano PowerPoint | Otagowano , , | Skomentuj

Excel – Jak wymieszać rekordy w losowej kolejności?

Załóżmy, że posiadasz bazę imion i nazwisk (np. uczniowie, pracownicy, klienci) uporządkowaną alfabetycznie. Chcesz te dane „posortować” w losowej kolejności. Oto niektóre z przykładów zastosowania tej funkcji:

  • Jesteś nauczycielem. Chcesz ustalić harmonogram osób, które będziesz brał do odpowiedzi. Branie do odpowiedzi osób w kolejności alfabetycznej jest niezbyt mądrym pomysłem, gdyż na następną lekcję przygotuje się tylko ten uczeń, który wie, że będzie jego kolej stania przy tablicy.
  • Jesteś właścicielem firmy. Codziennie kontrolujesz jeden obiekt. Raczej byś nie chciał, aby pracownicy wiedzieli, kto kiedy będzie kontrolowany.
  • Jesteś zapracowanym właścicielem firmy, ale cenisz sobie bezpośredni kontakt ze swoimi klientami. Postanawiasz, że codziennie zadzwonisz do jednego losowo wybranego klienta (na większą liczbę rozmów nie masz czasu, ale systematycznie rozmawiając z jednym klientem dziennie w ciągu roku będziesz miał ponad 200 rozmów na koncie!)
  • Chcesz ustalić grafik dyżurów na najbliższy miesiąc. Jedne dni są bardziej pożądane przez pracowników a inne mniej (np. dni robocze wypadające w trakcie „długiego” weekendu). W ten sposób możesz łatwo znaleźć „ochotnika” na dyżur w taki mało atrakcyjny dzień.

Aby wymieszać rekordy w losowym porządku należy wykonać następujące czynności: Czytaj dalej

Opublikowano sztuczki | Otagowano , , , , | Skomentuj

Excel – narzędzie szukaj wyniku

Chcesz wprowadzić na rynek nowy produkt. Jesteś jednym z trzech udziałowców. Każdy udziałowiec otrzymuje 1/3 zysku. Musisz ustalić odpowiednią cenę produktu tak, aby osiągnąć zadowalający zysk (chcesz zarabiać  minimum 35 zł od każdej sprzedanej sztuki). Oto jakie są koszty:

  • Najpierw od ceny produktu trzeba policzyć cenę netto (czyli podzielić cenę brutto przez 1,23)
  • Od ceny netto należy odliczyć 18% podatku dochodowego
  • Od tego co zostanie należy odliczyć 50 zł, jako koszt surowców i wytworzenia produktu
  • Otrzymany zysk należy podzielić przez 3 (wartość jednego udziału, czyli to, co zarabiasz na jednym sprzedanym produkcie)

Rozwiązanie:
Wypełnij arkusz zgodnie z poniższym wzorem

szukaj-wyniku-daneMając tak zaprojektowany arkusz możesz w komórce B1 wpisywać jakieś liczby (metodą prób i błędów) dopóki w komórce B7 nie pojawi się liczba 35. Jednak to zadanie jest nieco niewygodne, gdyż trzeba podjąć kilka bądź kilkanaście prób. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmusić Excela do wykonania tej czynności za nas;-) Czytaj dalej

Opublikowano sztuczki | Otagowano , , , , | Skomentuj

Gadający Word i Excel

Word i Excel posiadają ukrytą funkcję czytania tekstu. Teoretycznie może się to wydawać dziwne, ale istnieje kilka sytuacji, kiedy taki gadający program ułatwia nam życie:

  1. Jeśli jesteś czymś zajęty np. sprzątasz to możesz do Worda wkleić artykuł ze strony WWW, który następnie będzie czytany. Dzięki temu robisz dwie rzeczy jednocześnie: zapoznajesz się z artykułem jak również sprzątasz.
  2. Gdy masz do przeklepania sporo cyferek w Excelu (np. przepisujesz z kartki listę płac), to możesz się pomylić. Mógłbyś poprosić o pomoc drugą osobę, aby przeczytała tekst z komputera a Ty słuchając co mówi druga osoba sprawdzasz czy te same liczby są na kartce. Jednak, gdy nie masz w pobliżu drugiej osoby, to możesz skorzystać z pomocy Excela.
  3. Możesz zarejestrować makro, które wstawia do jakiejś komórki Excela głupi tekst (np. Komputer za 10 sekund ulegnie detonacji) a następnie czyta tekst z tej komórki. Nagrane makro możesz podpiąć pod zdarzenie np. Worksheet_Activate i obserwować reakcję kolegi.

Zajmijmy się jednak dwoma pierwszymi zagadnieniami. To ćwiczenie możesz wykonać zarówno w Wordzie jak i Excelu (Power Point również posiada to polecenie). Ja zaprezentuję to ćwiczenie na przykładzie programu Excel 2010. Czytaj dalej

Opublikowano sztuczki, sztuczki | Otagowano , , , , , | Skomentuj

Jak najprościej wyświetlić jaki dzień tygodnia przypada danego dnia

Niedawno opisałem funkcję DZIEŃ.TYG, która na podstawie daty oblicza dzień tygodnia. Niestety, ale ta funkcja zwraca numer dnia tygodnia i aby wyświetlić nazwę dnia tygodnia należałoby dodatkowo użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Funkcja DZIEŃ.TYG jest bardzo wygodna w połączeniu z funkcją JEŻELI lub w połączeniu z formatowaniem warunkowym, ale gdy chcemy obok danej daty wyświetlić przypadający jej dzień tygodnia, to można zrobić dużo prościej. Czytaj dalej

Opublikowano sztuczki | Otagowano , , | Skomentuj

Użycie własnej formuły w formatowaniu warunkowym

Zaprojektujmy prosty grafik dyżurów. Jak widzisz na poniższym rysunku wszystkie soboty są zaznaczone na niebiesko, a niedziele na czerwono. Od razu mówię: nie kolorowałem ręcznie tych komórek. Robi to za mnie formatowanie warunkowe.

Grafik dyzurow kolorowe dni tygodnia Czytaj dalej

Opublikowano sztuczki | Otagowano , , , | Skomentuj

Profesjonalny podpis w wiadomościach e-mail

Ostatnio opisałem, w jaki sposób można w programie Outlook stworzyć podpis. Tym razem wyjaśnię, jak można bardzo sprawnie zaprojektować podpis, który wygląda bardzo estetycznie i zawiera logo naszej firmy (albo np. zdjęcie naszej twarzy). Poniższy zrzut ekranu przedstawia otrzymanego ode mnie maila z bajeranckim podpisem. Wiadomość wysłałem używając programu Outlook 2016 i odebrałem ją na drugim komputerze, gdzie mam zainstalowanego ThunderBirda. Jak widzisz, podpis wygląda całkiem estetycznie pomimo, że wiadomość była ona odebrana w innym programie pocztowym. Co ciekawe „moje logo” zostało dodane do treści wiadomości e-mail i zostało załadowane od razu (nie musiałem klikać w opcję „pokaż obrazy”, aby zobaczyć swoje logo).

wiadomosc-z-bajeranckim-podpisem

Na niektórych forach internetowych można wyczytać, że trzeba znać język znaczników HTML, ale w przypadku programu Outlook jest to nieprawda 😉 Ja swoją stopkę zaprojektowałem… w programie Word. Aby zaprojektować takie logo jak jest u mnie należy wykonać następujące czynności: Czytaj dalej

Opublikowano Outlook | Otagowano , , | Skomentuj